Чек-лист політик підприємства для керівника служби безпеки

Безпека на підприємстві - це не лише фізична безпека робочого місця, але й захист даних, інформації, здоров'я та безпеки працівників.  

За безпеку на підприємстві, відповідає властивий підрозділ або служба, зазвичай це служба безпеки підприємства. Її завданням є надійно виконувати повірені такій службі обов`язки та контролювати необхідні процеси, пов'язані з безпекою підприємства. 

Отож, аби ефективно підвищити рівень безпеки власного підприємства та переконатися, що воно захищене від усіх загроз, слід пам'ятати про наступні політики, якими має бути “озброєний” керівник служби безпеки підприємства.  

1. Система контролю доступу в офіс 

Сучасні підприємства покладаються на сучасні технології, аби не тільки підвищити ефективність роботи, але й забезпечити безпеку співробітників і захистити конфіденційні дані від неавторизованих осіб. Одним із ключових елементів такої безпеки є система контролю доступу. 

Впровадження системи контролю доступу в офіс - це інвестиція, яка приносить відчутну користь з точки зору безпеки. Використовуючи сучасні технології, такі як карти доступу або зчитувачі відбитків пальців, підприємство може ефективно контролювати, хто входить і виходить з офісу. Це не тільки бар'єр від сторонніх осіб, але й спосіб стежити за переміщеннями всередині будівлі. 

Звичайно, просто запровадити систему контролю доступу - це ще не все. Запорукою ефективної роботи є регулярне оновлення списку осіб, уповноважених на в'їзд. Співробітники йдуть, приходять нові, а ролі на підприємстві змінюються. Тому важливо, щоб система постійно оновлювалася, а доступ до важливих приміщень, таких як серверні або архіви, суворо контролювався. 

2.  Політика захисту конфіденційної інформації та комерційної таємниці.   

Дана політика дозволяє реагувати на можливі загрози та інциденти щодо порушення конфіденційності, цілісності або доступності інформації, що обробляється, зберігається або передається інформаційними системами. Зазвичай у відповідній політиці міститься інформація про те, хто може мати доступ до конкретних документів або даних. Дана політика є цінним джерелом інформації для співробітників, оскільки також інформує їх про те, що слід і не слід робити. Політика щодо конфіденційності також повинна передбачати наслідки недотримання встановлених правил. 

Відповідна політика повинна включати правила щодо: 

• порядку обробки персональних даних; 

• архівування та зберігання документів; 

• обміну документами з працівниками та контрагентами; 

• правила зберігання та передачі паролів; 

• забезпечення безпеки обладнання підприємства; 

• доступ до мережі компанії; 

• безпека користування електронною поштою тощо. 

3. Безпека даних і мережі  

Незалежно від того, чи це велика корпорація чи невелике підприємство, дані є цінним ресурсом, який потрібно належним чином захищати. Багато підприємств на власному досвіді переконалися, наскільки дорогими можуть бути хакерські атаки та витік даних. Тому так важливо подбати про IT безпеку підприємства. 

Основою будь-якої системи безпеки є регулярне оновлення програмного забезпечення та операційних систем. Надійні паролі є ще однією основою цифрової безпеки. Паролі схожі на ключі до даних: якщо вони слабкі, їх легко зламати. Ось чому так важливо вводити складні комбінації літер, цифр і спеціальних символів і регулярно їх змінювати. Заохочення співробітників до частої зміни паролів і використання менеджерів паролів може значно пдвищити безпеку інформаційних систем. 

Захищені з'єднання VPN, брандмауери та антивіруси - це інструменти, які мають бути стандартними в кожному офісі. VPN дозволяє безпечно підключатися до мережі компанії з будь-якої точки світу, брандмауери захищають від несанкціонованого доступу до нашої мережі, а антивіруси сканують комп'ютери на наявність шкідливих програм. 

4. Відеоспостереження на підприємстві   

В сучасних офісах, складах і торгових приміщеннях все частіше використовуються системи відеоспостереження. Це не лише відповідь на зростаючі потреби, пов'язані із захистом власності, а й спосіб підвищити відчуття безпеки співробітників і клієнтів. Відеоспостереження стало невід'ємним елементом сучасних систем безпеки.  

Розташування камер в офісі має вирішальне значення. Їх слід розміщувати в місцях, які найбільше піддаються потенційній загрозі - на входах, виїздах, у місцях зберігання цінного обладнання або в місцях інтенсивного руху. Завдяки цьому ми можемо бути впевнені, що жодна тривожна подія не залишиться поза увагою.  

З метою правильного функціонування необхідна регулярна перевірка технічного стану систем моніторингу. Варто інвестувати в сучасні камери високої роздільної здатності, які забезпечать хорошу якість зображення навіть у складних умовах освітлення. Регулярні перевірки та оновлення системи гарантують надійну роботу  відеоспостереження протягом тривалого часу. 

5. Політика щодо захисту персональних даних 

Запровадження відповідної політики на підприємстві є основним кроком у захисті персональних даних. Дана політика повинна включати правила збору, обробки, зберігання та видалення персональних даних співробітників. Регулярні аудити та перегляди процедур політики допомагають підтримувати високий рівень безпеки персональних даних. 

Дотримання політики захисту персональних даних захистить підприємство від наступних ризиків: 

• кібератаки; 

• ризику безвідповідальних дій; 

• ризику фізичної втрати даних; 

• порушення законодавства про захист персональних даних; 

• ризику втрати ділової репутації тощо. 

6. Ергономічність і фізична безпека 

Сучасні підприємства все більше приділяють увагу комфорту та здоров'ю співробітників. Це не лише питання турботи про благополуччя команди, а й інвестиції в ефективність та результативність роботи.  

Ергономіка в офісі полягає насамперед у тому, щоб робочі місця були адаптовані до потреб і фізичних можливостей співробітників. Ергономічні стільці, регульовані столи та правильно розташовані комп'ютерні монітори - елементи, які безпосередньо впливають на комфорт роботи. Завдяки їм співробітники можуть уникнути перевантажень, болю в спині та зору.  

Ще одним важливим аспектом ергономіки є відповідне освітлення. Надто яскраве або занадто темне світло може призвести до втоми очей, головного болю або проблем з концентрацією. Ось чому так важливо адаптувати освітлення до типу виконуваних завдань та індивідуальних потреб працівників. 

Фізична безпека в офісі полягає не лише в ергономіці, але й у забезпеченні належної підготовки співробітників у разі загрози. Детектори диму, вогнегасники та чітко позначені шляхи евакуації - основні елементи, які повинні бути в кожному офісі. Завдяки їм співробітники можуть бути впевнені, що у разі пожежі чи іншої загрози вони знатимуть, що робити. 

Регулярні тренування з евакуації - чудовий спосіб переконатися, що співробітники готові до різноманітних надзвичайних ситуацій. Завдяки їм вони можуть не тільки дізнатися про шляхи евакуації, але й навчитися ефективно та безпечно покинути будівлю в екстреній ситуації. 

7. Політика здоров`я та безпеки праці 

З метою додержання вимог профільного законодавства з охорони праці та створення безпечних її умов, роботодавець впроваджувати такі процедури з охорони праці, які будуть ефективними та доцільними в його структурі з урахуванням предмету та профілю діяльності підприємства. 

Правильно побудована політики здоров`я та безпеки праці, перш за все, спрямована на управління ризиками, пов'язаними з нещасними випадками на підприємстві, яка, серед іншого, включає:  

• зменшення кількості нещасних випадків; 

• здійснення профілактичних заходів у даній сфері; 

• зменшення кількості професійних захворювань; 

• зменшення кількості прогулів на роботі через хворобу, а отже - підвищення продуктивності праці та підвищення її якості та інші. 

Вкрай важливо правильно адаптувати підприємство до вимог охорони праці та контролювати діяльність, яка полягає на реалізації політики безпеки. Також доцільно періодично переглядати впроваджену систему з точки зору її застосовності та ефективності.  

Відсутність структурованої політики здоров`я та безпеки праці, особливо на підприємствах, що мають високий ризик нещасного випадку на виробництві, може призвести до шкоди їхній репутації, втрати доходу через відсутність працівника та, навіть, значних витрат на судові розгляди та компенсації. 

8. Політика належної перевірки контрагентів  

Обсяг і повнота аналізу належної обачності при перевірці контрагентів залежать, насамперед, від специфіки досліджуваного підприємства, галузі, в якій воно працює, і розміру його активів. 

Залежно від обсягу та сфери, що підлягає аналізу, можна виділити наступні види належної перевірки: 

• Комерційна перевірка (організаційна структура, бізнес-процеси, аналіз управлінського персоналу, команди співробітників та їх компетенції, оцінка використовуваних стратегій продажів, цінова політика, профіль клієнта та можливість масштабування аналізується потенціал бізнесу та зростання на тлі ринку та конкуренції. 

• Фінансова перевірка (включає перевірку застосованих принципів бухгалтерського обліку, правильності бухгалтерських проводок, аналіз фінансового стану компанії на основі фінансової звітності, з особливим акцентом на аналізі звіту про прибутки та збитки, балансу та звіту про рух грошових коштів тощо). 

• Юридична перевірка (зосереджується на вивченні змісту укладених угод, контрактів чи отриманих дозволів, перевіряється їх відповідність чинним нормам, а також аналізуються судові та адміністративні справи, стороною в яких є контрагент, якого досліджують). 

• Податкова перевірка 

Це передбачає розуміння та оцінку податкової структури компанії, визначення податкових зобов'язань і ступеня їх регулювання. Також перевіряється правильність податкових розрахунків щодо чинних нормативних актів. Операції між пов'язаними особами також підлягають податковій перевірці.  

• Санкційна перевірка 

Санкційні обмеження можуть забороняти ділову взаємодію з фізичними чи юридичними особами, зазначеними в санкційних списках, або будь-яку діяльність, що прямо чи опосередковано залучає країни або території, на які поширюються комплексні санкції.  

Оперативне отримання чіткої та актуальної інформації щодо санкцій, введених проти контрагентів підприємства, є вкрай важливим для своєчасного виявлення відповідних ризиків.