Перевірка Державної служби України з питань праці та/або її територіальних органів (надалі - Держпраці) може стати стресом для кожного роботодавця. Однак правильна підготовка може значно полегшити процес і мінімізувати можливі проблеми. У цій статті ми обговоримо важливі питання, які варто знати під час відповідної перевірки.
Законодавство:
У зв'язку із затвердженням Державною службою України з питань праці Річного плану здійснення заходів державного нагляду (контролю) на 2025 рік, суб'єктів, які зазначені в цьому плані чекає планова перевірка та контроль за додержанням законодавства про працю. Разом з тим, окрім планових заходів, за відповідних підстав, даний контролюючий орган має право в будь-який час з`явитися на підприємстві з позаплановою перевіркою. В обох випадках, власники та відповідальні керівники мають бути готові до здійснюваних Держпраці заходів. Аби допомогти підприємствам краще орієнтуватися у процесі підготовки до них, ми підготували чек-лист з безпечного проходження перевірки за додержанням законодавства про працю.
Отож, чек-лист - це контрольний список завдань, які необхідно виконати або перевірити у потрібній послідовності, який складений у вигляді максимально простих, точних і лаконічних, але в той же час повних дій. Він дозволяє роботодавцю виявити проблеми на підприємстві, пов'язані з охороною праці та трудовим законодавством, у тому числі у сфері працевлаштування працівників. Завдяки наведеному нижче списку роботодавець може самостійно перевірити власне робоче середовище на відповідність вимогам чинного законодавства.
1. Відтак, почнемо з перевірки документів та повноважень уповноваженого на інспекційне відвідування представника Держпраці.
До початку проведення інспекційного відвідування інспектор праці повинен мати та пред'явити наступні документи:
службове посвідчення;
надати об'єкту відвідування копію направлення на проведення інспекційного відвідування;
внести запис про його проведення до відповідного журналу реєстрації заходів державного нагляду (контролю) об'єкта відвідування (за його наявності).
Підприємство має право не допустити проведення інспекційного відвідування у разі:
відсутності службового посвідчення;
коли на офіційному веб-сайті Держпраці не оприлюднено уніфікованої форми акта інспекційного відвідування;
вимагати припинення інспекційного відвідування у разі перевищення 10 денного строку здійснення такого заходу;
Окрім того, підприємство має право:
подавати в письмовій формі свої пояснення, зауваження до акта інспекційного відвідування;
вимагати від інспектора праці внесення запису про проведення інспекційного відвідування до відповідного журналу реєстрації заходів перед поданням акта інспекційного відвідування для підпису об'єктом відвідування;
перед підписанням акта інспекційного відвідування бути поінформованим про свої права та обов'язки;
вимагати нерозголошення комерційної таємниці або конфіденційної інформації об'єкта відвідування;
оскаржувати в установленому законодавством порядку неправомірні дії інспектора праці;
отримувати консультативну допомогу від інспектора праці з метою запобігання порушенням під час проведення інспекційних відвідувань;
фіксувати проведення інспекційного відвідування засобами аудіо-, фото- та відеотехніки;
оскаржувати припис та/або вимогу інспектора праці.
Читайте також: Чек-лист готовності до перевірки Держпраці: документи, які повинні бути на підприємстві
2. Місце проведення перевірки, обсяг інформації та документів, доступ до яких має бути забезпечений інспектору праці.
Перш за все, інспекційне відвідування орієнтоване на комплексну перевірку всіх аспектів трудового права. Відтак, інспектор праці ретельно аналізує питання, пов'язані з охороною праці, в тому числі аспекти, пов'язані з нещасними випадками на виробництві, професійними захворюваннями, профілактичними оглядами, а також перевіряє правильність інструктажів з охорони праці. Інспектор також звертає увагу на умови праці, наявність та належне оснащення засобами індивідуального захисту, спецодягом та спецвзуттям.
Інспектор праці має право здійснювати перевірку безпосередньо за місцем знаходження суб'єкта господарювання. Крім того, відповідний контроль може поширюватися на підпорядковані підрозділи, відділення або місця, де працівники безпосередньо виконують роботу.
Інспектори праці також мають повноваження перевіряти місця зберігання фінансових та кадрових документів, ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами та документами, ведення яких передбачено законодавством про працю, що містять інформацію/відомості з питань, які є предметом інспекційного відвідування, з метою перевірки їх відповідності нормам законодавства та отримувати завірені об'єктом відвідування їх копії або витяги. Про документи, які мають бути на підприємстві під час перевірки читайте у матеріалі.
Важливим елементом цього процесу є негайне надання запитуваних документів і матеріалів. Роботодавець також повинен своєчасно надавати письмову та усну інформацію щодо питань, охоплених перевіркою, щоб інспектор міг в повному обсязі зрозуміти правове становище працівників та дотримання трудового законодавства.
Крім того, у розпорядження інспектора праці має бути надано необхідне технічне обладнання, а також, за можливості, окреме приміщення з відповідним технічним обладнанням, що може прискорити та полегшити процес перевірки.
3. Контрольний список підприємства з питань додержання законодавства про працю включає питання:
Щодо трудових відносини
Чи в установленому порядку підприємством здійснене повідомлення про прийняття працівника на роботу?
Чи правильно складені трудові договори?
Чи відповідає характер роботи, яку виконують працівники, виду договору (трудовий договір замість цивільно-правового)?
Чи дотримується підприємство положення про порядок розірвання трудових договорів?
Чи підприємство надає рівні права щодо жінок і чоловіків у сфері зайнятості на підприємстві?
Чи правильно складені накази щодо працівників: прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, переміщення, відрядження, сумісництво, суміщення, припинення трудових відносин (звільнення), журнали реєстрації таких наказів (у разі наявності)?
Чи відповідає штатний розпис кількості займаних посад?
Чи штатний розпис підприємства складено з дотриманням міжпосадових коефіцієнтів?
Чи веде підприємство особисті справи працівників?
Чи затверджений на підприємстві колективний договір та правила внутрішнього трудового розпорядку, інші положення підприємства?
Чи проводиться на підприємстві атестація робочих місць?
Щодо заробітної плати та інших виплат
Чи виконує підприємство зобов'язання щодо вчасної та повної виплати заробітної плати працівникам (чи відповідає рівень заробітної плати встановленому мінімальному розміру)?
Чи індексується заробітна плата працівників?
Правильність виплати за понаднормову роботу, якщо така виконувалась працівниками.
Чи підприємство у встановленому порядку оплачує працівникам відпустку (яким чином виплачується компенсація за невикористану відпустку)?
Чи наявні на підприємстві положення про оплату праці, тарифні сітки, тарифні ставки, схеми посадових окладів, професійні стандарти та кваліфікаційні характеристики тощо.
Щодо відпусток працівників
Правильність визначення розміру відпусток у перший і наступний рік роботи працівників.
Чи розроблений та затверджений графік відпусток на підприємстві?
Правильність визначення розміру відпустки при звільненні в календарному році.
Наявність та правильність оформлення наказів по відпусткам.
Щодо охорони праці
Чи підприємство здійснює заходи з первинного інструктажу, періодичного інструктажу з охорони праці та відповідного навчання працівників?
Чи ваше підприємство підпадає під категорію підприємств, де обов'язковими є періодичні медичні огляди працівників?
Чи є на підприємстві відділ або особа, що відповідає за зобов'язання підприємства щодо нещасних випадків на виробництві, які покладаються трудовим законодавством на учасників трудових відносин?
Чи підприємству відомий перелік документів, які потрібно підготувати у разі нещасного випадку на виробництві?
Чи підприємством виконані зобов'язання щодо створення та ведення журналу обліку нещасних випадків на виробництві?
Чи забезпечені працівники відповідними засобами індивідуального захисту, у разі виконання відповідних робіт на підприємстві?
Чи розроблені та надані для постійного користування інструкції з охорони праці щодо технологічних процесів підприємства?
Чи підприємство здійснює консультації з працівниками або їх представниками щодо всіх заходів, пов'язаних з охороною праці?
Чи розроблені та затверджені положення про систему управління охороною праці, про службу охорони праці, про комісію з питань охорони праці підприємства, про порядок навчання з питань охорони праці на підприємстві тощо.
Відтак, комплексна перевірка та аналіз документації та відповідних виробничих процесів на підприємстві є ключовим елементом підготовки до перевірки Держпраці. Тож, надважливо стежити за законністю працевлаштування всіх працівників підприємства, періодично проводити скринінг трудових договорів, договорів підряду (виконання робіт/надання послуг) тощо, перевіряти кадрову документацію та всі інші матеріали, пов'язані з трудовими відносинами на підприємстві. Завдяки цьому інспектор праці зможе швидко отримати необхідну інформацію, що забезпечить безперебійну перевірку та її позитивний результат.
З LIGA360 завжди будьте в курсі планів перевірок від ДПС, Держпраці та інших контролюючих органів. Отримуйте детальні звіти та матеріали від експертів, а також актуальну інформацію про регуляторні зміни, нові перевірки та правові вимоги, щоб ефективно реагувати на потенційні загрози та знижувати ризики. Оцініть переваги LIGA360 прямо сьогодні та переконайтесь, як вона може трансформувати ваш підхід до корпоративної безпеки.
