Договірна безпека на підприємстві

Люблю казати фразу, що вести бізнес в Україні - це дуже екстремальне заняття, бо вся податкова, правова, банківська та економічна системи живуть від одного форс-мажору до іншого. Ну погодьтесь, то гроші з «книжок» обнулились, то масові страйки, то революції, то банкопад, то реформи, фінансова криза, то знову революція, потім відразу війна, окупація, інфляція, знову реформи, знову банкопад, вибори, карантин, повномасштабне вторгнення, окупація, мобілізація, кадровий голод, збільшення податків… Продовжувати можна довго, але єдина константа тут все ж таки є. Це стабільна боротьба підприємців з обставинами за свою улюблену справу. 

Для того, щоб боротьба була легшою та взагалі мала сенс, треба максимально знижувати ризики потрапити в ситуацію, в якій або контрагенти «кинуть» з зобов'язаннями за договорами, або перевіряючі органи притягнуть до відповідальності за порушення фінансового контролю чи ведення первинної документації.  

Договори, які укладені в повній відповідності до ваших інтересів та в повному розумінні їх суті, зніжують юридичні ризики бізнесу на 90 %. 

Нє, звісно, є такий «бізнес», що досі працює з готівкою чи грошима «на карту». Але хочу заявити, що вести його стає все складніше і в майбутньому держава буде максимально його унеможливлювати шляхом блокування рахунків, контрольними закупівлями, санкціями за порушення фінансового контролю, тощо. Державі дуже невигідна готівка та «приватний» оберт грошей. Держава хоче все бачити, контролювати та отримувати з цього податки. 

Тож майбутнє не за «підприємницькою тінню», а за податковою оптимізацією в позитивному її розумінні. Ну тобто, в майбутньому треба буде обрати найвигіднішу для вас податкову систему і працювати в ній.  

Тож, якщо ви бізнес, що зростає чи є середнім/великим бізнесом, то всі ваші правовідносини, що стосуються взаємодій з клієнтами, контрагентами, іншими третіми особами повинні закріплюватись договорами. Завжди! Без виключень! 

Але навіть з таким підходом часто виникають нюанси.  

Перший і найрозповсюдженіший - це договори скачані з інтернету. Я не розумію людей, що так роблять, бо не розумію нашо тоді взагалі потрібен той договір, коли він складений колись, кимось, для когось і зовсім не передбачає всіх нюансів їх бізнесу. 

За кінцевим результатом призводить це до того, що коли відбувається конфліктна ситуація, з якої як раз і допомагає вийти заздалегідь укладений договір, такий скачаний з інтернету документ цієї ситуації не передбачає, або передбачає, але в інтересах контрагента, а далі невиконання зобов'язань, збитки, репутаційні втрати. 

Щоб такого не було, зверніться до юриста/двоката та замовте для себе проект шаблонного договору, що буде повністю відповідати вашим бажанням, інтересам, особливостям бізнесу і буде збалансований на стільки, щоб у ваших контрагентів навіть думки не з'являлось, щоб його порушити. 

Другий приклад - це складений договір, що передбачає завелику кількість непотрібної супровідної документації. Типу, щоб замовити товар чи послуги треба направити заявку, підписати замовлення, специфікацію, узгодити ще там щось, і це все документ, документ, документ, які за результатом оформлятись або не будуть, або будуть не в повному комплекті, бо договори укладають і супроводжують, як правило, менеджери, яким головне укласти угоду, а не прискіпливо дотриматись всіх її умов. 

Краще мінімізувати кількість первинної документації до найнеобхіднішої та такої, що реально буде оформлятись під час виконання договору. 

Третій - прийомка поставленого товару чи виконаних робіт. 

Як правило в договорах факт виконання обов'язків затверджується відповідним актом, що підписується обома сторонами. Але на цій стадії часто відбувають зловживання, коли сторона, що приймає виконання, відмовляється підписувати акт чи затягує цей процес. І тут починаються "танці з бубном», відправки актів поштою, претензії, нерви, навіть позови. Хоча всього цього можна уникнути вказавши в договорі лише одну норму. Передбачити, що, якщо акт не було підписано контрагентом протягом декількох днів (скільки днів, самі вирішіть), то товар чи послуга вважаються прийнятими автоматично. Це дисциплінує вашого партнера і зробить ваше життя набагато спокійнішим. 

Ну і для прикладу наведу ще четвертий нюанс - розділ в договорі форс-мажор. 

Дивно, що ми в Україні живемо від одного форс-мажору до іншого, але визначати його в договорах так і не навчились. 

Моє «улюблене» - це коли пишуть, шо настання форс-мажору підтверджується довідкою з Торгівельно-промислової палати, бо Торгівельно-промислова палата не видає ніяких довідок. Вона видає сертифікати, за які треба сплатити чималу суму коштів, і в результаті якими може не підтвердити, що конкретні обставини - це форс-мажор. Там ще й документів треба зібрати пачку. А ви згадайте березень - квітень 2022 року. Чи була можливість тоді у підприємців, що втратили бізнес, збирати докази, подавати в ТПП, оплачувати сертифікат? Тож бо і воно. 

Також мені дуже «подобається» коли в договорах встановлюється, що про настання форс-мажору сторона, для якої він настав, повинна направити протягом якоїсь кількості днів іншій стороні повідомлення про це та надати відповідні докази цьому, а якщо не направить, то форс-мажор не вважається форс-мажором. Це норма, яку виконати не можливо, бо форс-мажор на те і форс-мажор, що особа втрачає можливість робити те, що робила, тож які повідомлення та докази?  

В розділі договору про форс-мажор достатньо чітко передбачити що сторони вважатимуть за форс-мажор і які наслідки будуть для зобов'язань при його настанні. Все. Більше нічого не треба, бо якщо форс-мажор настане, ви можете всі свої питання вирішити усно, а якщо не вирішите, то вам в будь-якому випадку йти до суду. 

Отже, договірна безпека на підприємстві - це про передбачуваність, підготовку та дії на упередження.  

Щоб уникнути більшість проблем з вашими партнерами, клієнтами, контрагентами, дотримуйтесь декількох правил: 

1. Завжди укладайте договір та оформлюйте всю супровідну документацію під час його виконання. 

2. Ваші типові договори повинні бути складені юристами/адвокатами з урахуванням ваших інтересів, специфіки бізнесу та закону. Тільки в цьому випадку договір буде працювати на захист вас і вашого бізнесу. 

3. Якщо укладаєте договір, що проонується вашими партнерами чи контрагентами, то завжди перед тим як підписати, віддавайте його на аналіз юристам/адвокатам на предмет скритих ризиків. Не соромтеся вносити в нього правки і відстоювати їх перед контрагентами. Якщо вам не йдуть на зустріч по принциповим позиціям - відмовтесь від укладення договору, бо це не принесе вам користі і втягне в токсичні зобов'язання. 

4. Перевіряйте ваших контрагентів перед укладанням угод на предмет судових проваджень, існуючих непогашених боргів, проблем з діловою репутацією. Інформації дуже багато навіть у відкритих джерелах, тож будь-який юрист чи адвокат з цім з легкістю справиться. 

5. Відносьтесь прискіпливо до ведення первинної документації, переписок та рекламацій. Якщо робити все вчасно та у відповідності до правил діловодства, то буде набагато легше потім, якщо справа приведе вас до суду чи до перевірки державними контролюючими органами.