Політики безпеки на підприємстві - це сукупність правил, процедур та заходів, які спрямовані на захист інформаційних ресурсів, фізичної безпеки, працівників та майна компанії. Вони залежать від специфіки діяльності підприємства, тому пропонуємо розглянути цю тему в контексті безпеки діяльності комерційного підприємства.
Так, у сфері комерції (роздрібна торгівля, оптова, інтернет-магазини, дистрибуція) безпека охоплює кілька критичних напрямків, а саме: захист клієнтських даних, фінансової інформації, контроль за товарними запасами, шахрайством, персоналом та системами продажу.
Політика захисту клієнтських і фінансових даних дуже актуальна для будь-якого бізнесу, особливо якщо ви працюєте з онлайн-замовленнями, CRM-системами, платіжними сервісами або просто маєте базу клієнтів та включає в себе:
1. Політику конфіденційності клієнтів:
- збір лише необхідної інформації (ПІБ, телефон, адреса).
- захист клієнтських баз від стороннього доступу.
2. Захист платіжної інформації, а саме: фінансові дані обробляються виключно через захищені сервіси, сертифіковані за стандартом PCI DSS. Номер CVV не зберігається.
3. Політика обробки замовлень встановлена з метою:
- забезпечення точності, швидкості та якості виконання замовлень працівниками.
- мінімізації помилок і ризиків шахрайства.
Контроль фінансових і товарних операцій у комерційному підприємстві - це серцевина управління ризиками: саме тут найчастіше трапляються зловживання, помилки або шахрайство. Тому, пропонуємо розглянути структурований варіант, що саме можна впровадити на підприємстві.
1. Політика обліку товарів та інвентаризації включає в себе: регулярні звірки залишків товарів, контроль складських рухів, а також систему попередження про нестачі або надлишки.
2. Політика обігу готівки потрібна для того, щоб відбувалось: звітування за касу, інкасація, розмежування доступу до касових апаратів, а також облік денних виручок.
3. Політика повернення товару та гарантій потрібна, щоб запобігти шахрайству з поверненням товару (товар приймається лише з документальним підтвердженням його купівлі у цьому магазині) та обов'язково при цьому зробити фото/відеофіксацію повернень (опційно).
Кібербезпека - одна з ключових політик безпеки комерційного підприємства, особливо якщо компанія використовує CRM, інтернет-магазин, електронну пошту, онлайн-банкінг, приймає замовлення через сайт або обробляє персональні та платіжні дані клієнтів.
Так, до основних принципів кібербезпеки відноситься:
мінімальний доступ - кожен працівник підприємства має доступ лише до тих даних, які йому необхідні для виконання своїх обов'язків.
шифрування даних, особливо під час їх передачі.
резервне копіювання даних (щоденне або щотижневе, залежно від критичності).
постійне оновлення систем і програмного забезпечення.
Безпека персоналу та внутрішній контроль є основою стабільної роботи комерційного підприємства. Це не лише про фізичну охорону, а й про захист від зловживань з боку працівників підприємства, витоків інформації, внутрішніх загроз і недбалості, які можуть коштувати компанії грошей, репутації або навіть існування. Тому, пропонуємо розглянути структурований варіант, що можна запропонувати впровадити на підприємстві.
1. Політика прийому та звільнення працівників мінімізує правові ризики, зловживання з боку співробітників і забезпечує стабільність колективу. Метою такої політики є:
- прозорий, безпечний і контрольований процес прийому та звільнення працівників.
- забезпечення кадрової, інформаційної та майнової безпеки підприємства.
- автоматичне відключення доступу працівнику після його звільнення.
2. Політика відповідальності персоналу є важливою частиною корпоративної культури, оскільки вона формує чітке розуміння того, які обов'язки та наслідки за порушення встановлені для працівників. Вона визначає рамки дій співробітників, систему санкцій за порушення та заохочення за виконання зобов'язань. Правильно сформульована політика допомагає забезпечити внутрішній порядок, запобігає порушенням трудової дисципліни та сприяє розвитку відповідальності у працівників.
3. Системи мотивації та контролю - це ключові компоненти для забезпечення ефективної роботи персоналу та досягнення стратегічних цілей підприємства. Вони допомагають зберігати високу продуктивність, знижують ризики вигорання, покращують клімат у колективі та забезпечують належний рівень відповідальності та дисципліни.
Враховуючи вищевикладене можна дійти до висновку, що політики безпеки в комерційному підприємстві є основою для забезпечення стабільності та захисту від різноманітних ризиків, що можуть негативно вплинути на його діяльність. Для того, щоб ці політики були ефективними, важливо, щоб вони були чітко документовані, відповідали вимогам законодавства та регулярно керівництвом підприємства переглядалися і оновлювалися. Вони повинні бути інтегровані в корпоративну культуру і забезпечувати всі необхідні заходи для захисту підприємства від можливих загроз. Загалом, політики безпеки в комерційному підприємстві є важливими не тільки для захисту його активів, але й для забезпечення довіри клієнтів, партнерів та інвесторів. Надійна система безпеки підвищує конкурентоспроможність підприємства, дозволяючи йому розвиватися в умовах мінливого бізнес-середовища.
Монітор дані про власну компанію з новою LIGA360. Дивись на досьє компанії очима партнерів, конкурентів та перевіряючих органів. Аналізуй згадки в медіа, інтернет-ЗМІ, соціальних мережах, участь в судових справах. Дізнайся більше переваг, замовивши персональну презентацію.
