Звичайно, в першу чергу, треба спробувати вжити заходів щодо збереження документації з основного виду діяльності підприємства та персональних даних працівників. За можливості, необхідно здійснити вивезення таких документів у безпечне місце. Якщо такої можливості немає - забезпечити їх зберігання у зачинених сейфах в приміщенні суб'єкта господарювання або в укриттях цих приміщень.
Слід врахувати, що у разі наявності потенційної загрози життю чи здоров'ю людей, що пов'язана з вивезенням таких документів, - документи слід лишити в приміщенні. За можливості, приміщення варто передати під охорону.
«Інколи й рукописи горять…»
Підприємства, установи та організації, що провадять діяльність, пов'язану з державною таємницею, повинні знищити документи, які містять державну таємницю та інші документи з обмеженим доступом.
У разі такого знищення слід оформити відповідні акти, дотримуючись вимог нормативно-правових актів, які це регулюють. При цьому, матеріали з основної діяльності знищувати не потрібно, передбачаючи можливість повернення населеного пункту під контроль органів влади України або подальшу передачу цих документів за сприяння вказаних органів.
Шаблони договорів англійською - тепер у CONTRACTUM від LIGA360. Замов найзручніший функціонал договірної роботи на вигідних умовах.
Діджиталізація на практиці
Слід заздалегідь скопіювати вміст серверів та необхідну інформацію з персональних комп'ютерів працівників на переносні носії та обов'язково, за першої можливості, вивезти їх. Перед залишенням приміщення необхідно унеможливити доступ із технічних засобів до реєстрів.
На територіях, розташованих в безпосередній близькості до районів ведення бойових дій, керівникам слід вжити заходів з оцифрування матеріалів з основної діяльності та підготувати до перевезення сервери з кадровою, бухгалтерською інформацією або інші переносні носії з відповідною інформацією. За першої можливості необхідно вивезти переносні носії з копіями матеріалів, а також з кадровою та бухгалтерською інформацією,
У разі відсутності такої можливості - вжити заходи щодо заміни особистих паролів доступу до всіх електронних ресурсів (автоматизованих робочих місць), включаючи пароль доступу до електронної пошти.
«За сімома печатками»
Для запобігання несанкціонованого використання кваліфікованого електронного підпису або печатки - слід змінити пароль доступу, а в разі гострої необхідності - скасувати сертифікат. Але варто пам'ятати - скасований сертифікат відновленню не підлягає!
Засоби кваліфікованого електронного підпису (захищені носії ключової інформації) та файлові носії електронного підпису (флеш накопичувачі) з електронними підписами працівників та/або печаткою необхідно вивезти або забезпечити їх схоронність, а в разі неможливості - знищити.
Що робити з трудовими книжками?
Необхідно забезпечити схоронність та/або вивезення особових справ і трудових книжок. За можливості, трудові книжки роздати працівникам «під підпис».
Службові посвідчення та перепустки (в разі їх наявності), а також їх незаповнені бланки, за можливості, необхідно вивезти або знищити.
Окрім усіх вищезгаданих рекомендацій, керівникам підприємств, установ, організацій всіх форм власності та державних органів, необхідно максимально намагатися зберегти командний дух працівників та надавати всебічну моральну і не тільки підтримку! Адже в єдності - наша сила!
За матеріалами Центру з надання безоплатної правової допомоги
LIGA360 - найзручніша система для пошуку інформації в умовах воєнного стану. Система доповнена спеціальними підбірками матеріалів, що оновлюються щодня. Серед доступних тематик: господарська діяльність, податки та облік, ЗЕД і мито, виплати, пільги, юстиція, власність в умовах воєнного стану тощо. Замовляй на спеціальних умовах.
