Лет десять назад в одной книге по менеджменту я прочитала, что перед тем, как ты занимаешь пост руководителя, нужно поговорить со своей новой командой и установить четкие правила работы и взаимодействия внутри. Например, «Правило номер 1: Все вопросы, обсуждаемые внутри юридического отдела - строго конфиденциальны». Этому совету я следую уже много лет.
Также руководителю юридического отдела важно обеспечить и «правильное» взаимодействие юридического отдела со всеми остальными отделами, департаментами компании. И, несомненно, юрист-менеджер должен разбираться в сути всех юридических вопросов, возникающих у бизнеса на практике, даже привлекая консалтинг. Искусство эффективного управления познается годами, но 5 основных советов, могут уже помочь начинающему руководителю юридического отдела либо собственнику предприятия.
|
Виктория Мельниченко |
Совет 1. Правильно распределить "роли" в юротделе
Американцы любят говорить "Where there is a will, there is a skill". В своей книге «WOW идеи» Т.Питерс перефразировал эту пословицу более конкретной формулировкой: «Нанимай по отношению, обучай по умению». Если вы на собеседовании молодого сотрудника без опыта работы видите у него «огонек» в глазах, желание и рвение работать и развиваться, то помните, что вы всегда его сможете научить. Гораздо сложнее работать с подчиненными, которые уже считают себя экспертами в определенной отрасли, но «тяжелые на подъем», ненавидят местами свою работу и вносят уныние и дисбаланс в коллектив. Поэтому руководителю юридического отдела очень важно выяснить «WHO is WHO» в его команде и правильно распределить роли. Именно на этом этапе не помешает выявить сильные-слабые стороны команды. Так, вышеупомянутый «новичок» может легко справляться с рутинными типовыми договорами компании, а «эксперт» вовлекаться в сложные проекты и самостоятельно быть бизнес-партером отдельных департаментов компании, например, отдела маркетинга или отдела логистики. Но при делегировании направления юридической поддержки «внутреннего клиента» не стоит забывать, что кроме правильной постановки задач подчиненному, важна также поддержка исполнения и оценка результата.
Совет 2. Качественная проверка контрагентов перед заключением договоров снижает до 80% рисков заключения договоров с недобросовестными контрагентами
На современного in-house юриста бизнес возлагает функцию защиты предприятия в украинских реалиях ведения бизнеса. Один из контрагентов вашего предприятия может быть однажды причислен налоговыми органами к лику фиктивных и "недобросовестных". Вследствие, налоговые органы посчитают операции между вами и таким контрагентом фиктивными и начислят дополнительные налоговые обязательства по уплате НДС и налогу на прибыль. И в результате ваш юридический отдел должен будет заниматься трудозатратным обжалованием налоговых уведомлений-решений и отстаивать права предприятия при проведении обыска и последующих допросов должностных лиц предприятия в качестве свидетелей. В большинстве случаев такие ситуации можно предотвратить, если наладить на предприятии систему проверки будущего контрагента.
Кроме «классики» проверки правоустанавливающих документов поставщика и судебных дел по общедоступным базам, популярными становятся и различные базы данных, как например, CONTR AGENT от ЛІГА:ЗАКОН.
Совет 3. Типовым договорам: быть!
Основные сложности в работе юротдела связаны с большим объемом юридических запросов, и в связи с этим - необходимостью поиска способов для юридической команды соблюдать Work-Life Balance. Поэтому способы оптимизации процессов, документооборота и прочего - спасительные круги. Договорная работа же составляет до 80 % объемов работы юридического отдела. Создание максимального количества шаблонов типовых договоров, дополнительных соглашений значительно позволит сэкономить в будущем время отдела. Также можно создать отдельную базу своих «типовых» положений/пунктов договоров, которые будут применяться при согласовании договоров или составлении протоколов разногласий с контрагентом. Например, положение о форс-мажоре, валютная оговорка и т.п. Эффективным шагом по оптимизации договорной работы на предприятии будет периодическое проведение тренингов для сотрудников других отделов, которые наиболее часто выступают инициаторами по заключению договоров.
Совет 4. Запросы правоохранительных органов: отвечать/частично отвечать
Исходя из практики, предприятие может выбрать свою модель поведения при поступлении запросов от правоохранительных органов. Некоторые представители бизнеса справедливо отказывают в предоставлении запрашиваемых документов, если правоохранительный орган просто ссылается на статью 93 УПК, не сообщая больше никакой конкретной информации. Однако, нужно всегда понимать и довести до сведения руководства последствия такого отказа. Ведь через несколько недель на предприятии может быть проведен многочасовой обыск, существенно нарушающий нормальную хозяйственную деятельность. Поэтому целесообразно анализировать каждый конкретный запрос правоохранителей на предмет возможности предоставления запрашиваемых документов. Также правильно будет составить сразу на контрагента (фигурирующего в запросе правоохранительного органа) краткое досье: суммы хозяйственных операций с ним, период взаимодействия, проверить наличие нотариального заявления или пункта в договоре о добросовестности контрагента. Не лишним будет и предупредить руководство о возможном последующем допросе в качестве свидетеля, а также выяснить, кто из сотрудников вашего предприятия непосредственно вел переговоры с контрагентом по заключению договора.
Совет 5. Не «тушить пожары», а прогнозировать ситуацию наперед
Эффективный руководитель видит всегда любую ситуацию на два шага вперед. Менеджеру важно уделять время для построения работы юротдела, настройки процессов внутри компании, митигации возможных рисков. Как сказал Соломон, «не видя будущего, человек погибает». Поэтому важно не только уметь «тушить пожары», но и уделять время анализу проблемы, причинам ее возникновения, и прогнозировать, как предприятию избежать подобных проблем в будущем (так называемая матрица Хэддона - Haddon Matrix). В таких случаях помогает составление “road map” при изучении путей решения сложных юридических вопросов. Более того, при возникновении похожих ситуаций в будущем достаточным будет просто применить предыдущий опыт и открыть сохраненный файл с описанной «дорожной картой» решения проблемы.
Компания ЛІГА:ЗАКОН предлагает сотрудникам юридических департаментов современные инструменты для анализа, мониторинга и отслеживания изменений правового поля в ИПС ЛІГА:ЗАКОН, а также систему анализа судебных решений Verdictum. Кроме того, ЛІГА:ЗАКОН полностью обновила Национальный профессиональный юридический каталог Liga:BOOK - онлайн-площадку для быстрого и удобного поиска юристов и продвижения юридических услуг.
Читайте также:
План развития компании: как сделать свой бизнес успешным
