ПЕРЕВІРКИ ДЕРЖПРАЦІ ВІД «А» ДО «Я»

Дотримання законності у сфері трудового законодавства завжди було болючим питанням в Україні, а з оголошенням карантину кількість порушень в цій сфері тільки зросла. Хоча планові перевірки контролюючих органів під забороною до закінчення карантину, Держпраці вже відновила позапланові заходи контролю.

Наразі у фокусі уваги інспекторів медичні заклади та підприємства, щодо яких Держпраці отримала скарги впродовж карантину. Однак, розпочалися перевірки вже й з інших підстав.

Хто може здійснювати перевірки трудового законодавства?

Перевірки щодо дотримання суб’єктами господарювання вимог трудового законодавства проводяться у формі інспекційних відвідувань інспекторами праці Державна служба України з питань праці (Держпраці) та її територіальних органів, а також інспекторами виконавчих органів міських рад міст обласного значення та сільських, селищних, міських рад об’єднаних територіальних громад.

Інспектори Держпраці можуть перевіряти підприємство з будь-яких питань трудового законодавства та законодавства про охорону праці, тоді як інспектори виконавчих органів міських рад міст обласного значення та сільських, селищних, міських рад об’єднаних територіальних громад уповноважені проводити перевірки виключно з питань оплати праці та оформлення трудових відносин.

Підстави для проведення перевірок.

Планові перевірки здійснюються на підставі річного плану перевірок, що затверджується Держпраці не пізніше 1 грудня року, що передує плановому, із зазначенням дати початку та строку здійснення перевірки. Крім того, Держпраці повинна письмово повідомити підприємство про проведення перевірки за десять днів до її проведення.

Позапланові перевірки проводяться без попередження підприємства у разі наявності хоча б однієї з підстав, визначених Законом України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» (далі - Закон) та/або Порядком здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затвердженим постановою КМУ №1132 від 04.12.2019 року (далі – Порядок). Не дивлячись на те, що перелік є вичерпним, підстав для візиту інспекторів праці більш ніж достатньо.

Так, підставами для здійснення інспекційних відвідувань є:

• недостовірні дані у документах обов'язкової звітності;
• повторна перевірка виконання приписів/розпоряджень, виданих за результатами попередньої перевірки;
• неподання документів обов'язкової звітності за два звітні періоди підряд;
• настання аварії, смерті потерпілого внаслідок нещасного випадку або професійного захворювання, що було пов'язано з діяльністю підприємства;
• заява підприємства про проведення перевірки;
• звернення працівника про порушення стосовно нього законодавства про працю;
• звернення фізичної особи, стосовно якої порушено правила оформлення трудових відносин;
• рішення керівника органу контролю про проведення інспекційних відвідувань, прийняте за результатами аналізу інформації, отриманої із засобів масової інформації, інших джерел, доступ до яких не обмежений законодавством;
• рішення суду;
• повідомлення посадових осіб органів державного нагляду (контролю), правоохоронних органів про виявлені в ході виконання ними повноважень ознак порушення законодавства про працю щодо неоформлення та/або порушення порядку оформлення трудових відносин;
• інформація Держстату, ДПС, ПФУ та їх територіальних органів;
• інформація профспілкових органів про порушення прав працівників, які є членами профспілки, виявлені у ході здійснення громадського контролю за додержанням законодавства про працю;
• доручення Прем’єр-міністра України, звернення Уповноваженого ВРУ з прав людини, запит народного депутата України;
• невиконання вимог припису інспектора праці.

Читайте нас в соціальних мережах

Підпишіться, щоб бути в курсі всіх бізнес-новин

Що може стати предметом перевірки?

В залежності від підстав проведення перевірки визначається її предмет. Коло питань, які можуть цікавити інспекторів Держпраці доволі широке. Найпоширеніші питання, що перевіряються інспекторами праці:

• дотримання вимог законодавства при оформлені працівників;
• виявлення неофіційно оформлених працівників;
• дотримання вимог законодавства щодо оплати праці;
• своєчасність виплати заробітної плати;
• дотримання законодавства про працю при звільненні працівника;
• дотримання законодавства про працю при скороченні чисельності або штату працівників;
• виконання припису інспектора праці;
• відповідність умов трудового і колективного договорів нормативно-правовим актам;
• поінформованість працівників про умови праці та наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів;
• забезпечення працівників спецодягом, іншими засобами індивідуального захисту, миючими і знезаражувальними засобами відповідно до встановлених норм;
• надання пільг і компенсацій працівникам за важкі та шкідливі умови праці;
• дотримання законодавства про охорону праці жінок, неповнолітніх працівників і працівників з інвалідністю;
• проведення інструктажів, навчання, перевірки знань працівників підприємства з охорони праці;
• дотримання законодавства про розслідування й облік нещасних випадків на виробництві, професійних захворювань та аварій;
• наявність і зміст організаційно-розпорядчої документації і локальних актів, що містять вимоги з охорони праці;
• виконання вимог охорони праці при організації робочих місць.

Які документи може вимагати інспектор?

Пам’ятайте, що інспектор вправі витребувати лише ті документи, що безпосередньо стосуються предмета перевірки. Вимоги щодо надання інших документів є перевищенням повноважень інспектора, і воно є незаконними.

В залежності від мети інспекційного відвідування перевіряючих можуть цікавити: трудові договори, накази про прийняття на роботу, штатний розпис, графіки роботи, графіки відпусток, табелі обліку робочого часу, відомості з виплати зарплати (інших нарахувань), накази про преміювання, цивільно-правові договори, акти виконаних робіт, трудові книжки та особові справи працівників, колективний договір, журнали про проведення інструктажів, навчань, перевірок знань працівників підприємства з охорони праці тощо.

Інспектори мають право ознайомлюватись з оригіналами будь-яких фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, які стосуються предмету перевірки. Однак, вилучати оригінали таких документів інспектори не можуть, вони можуть лише отримати засвідчену копію чи витяг необхідного документу. Ця ж заборона стосується комп’ютерної техніки та її окремих частин.

Відсутність запитуваних документів кваліфікується як порушення із застосуванням штрафних санкцій. Однак були й випадки, коли ненадання підприємствами документів інспектори розцінювали як перешкоджання у проведенні перевірки та застосовували максимальний розмір штрафних санкцій, що в подальшому, було ефективно оскаржено суб’єктами господарювання в суді.

Як підготуватися до перевірки?

Перевірка контролюючих органів – не найкращий час для шліфування навичок імпровізації. Завчасна підготовка підприємства до перевірки збільшує шанси на її ефективне проходження та мінімізує фінансові, репутаційні та кадрові втрати.

Ми рекомендуємо розділити процес на три блоки: підготовка документів, підготовка персоналу та забезпечення безпеки бізнесу.

Підготовка документів

Проведіть кадровий аудит для перевірки наявності на підприємстві всіх документів, ведення яких передбачене законом. За результатом такого аудиту будуть виявлені документи, яких не вистачає та/або документи, що не відповідають вимогам закону за своїм змістом чи формою. Наступним етапом стане створення та/чи приведення у відповідність до закону таких документів.

Також слід перевірити бухгалтерську документацію щодо правильності нарахувань та своєчасності виплат заробітних плат та інших платежів, наявності актів виконаних-робіт та проведення розрахунків за цивільно-правовими договорами.

Підготовка персоналу

Бесіда з працівниками – найшвидший для інспектора спосіб отримати інформацію про реальний стан справ на підприємстві. Враховуючи необізнаність більшості працівників щодо їх прав та обов’язків при комунікації з представниками контролюючих органів, а також не розуміння значення наданих ними відповідей для кваліфікації правопорушень, працівник може нашкодити підприємству навіть не бажаючи того.

Тому інструктаж персоналу щодо їх прав, порядку дій під час перевірки та заборонених тем є обов’язковим елементом підготовки підприємства до перевірки.

Підготувати персонал можна різними способами: розіслати інструкції з алгоритмом дій співробітників при перевірці, запросити юриста для проведення тематичного тренінгу/семінару або провести його самостійно, прийняти участь у гейміфікованому тренінгу. Важливо отримати фідбек від працівників та переконатись, що вони правильно сприйняли та засвоїли інформацію.

Забезпечення безпеки бізнесу

Для того щоб перевірка не перетворилась на хаос, вона повинна бути контрольованою. Саме наявність чіткого алгоритму дій при перевірці та визначення відповідальних осіб за її супроводження убезпечить підприємство від зловживань з боку контролюючих органів, небажаного витоку інформації, стресу працівників.

Необхідно заздалегідь визначитись з колом осіб, уповноважених супроводжувати перевірку, та зонами їх відповідальності. Як правило такими особами є штатний чи позаштатний юрист, представник служби безпеки, бухгалтер та представник кадрової служби. На малих підприємствах зазвичай комунікацію з інспекторами веде юрист.

Як діяти під час перевірки?

Процес підготовки кожного підприємства до перевірки є індивідуальним і обумовлюється специфікою його діяльності і бізнес процесів. Однак, можна виділити загальні рекомендації, що є актуальними для всіх суб’єктів господарювання:

1. Особа, що зустріла інспекторів, повинна повідомити керівника/уповноважену особу та юриста про їх прихід.
2. Уповноважена особа повинна вивчити та переписати дані документів інспектора (посвідчення, направлення на перевірку, в деяких випадках погодження Держпраці).
3. Надати інспектору журнал проведення перевірок для внесення відповідного запису.
4. Виділити інспектору окреме приміщення/робоче місце.
5. Надавати документи по акту приймання-передачі на підставі письмових запитів інспектора.
6. Забезпечити невтручання інспектора у виробничі процеси.
7. Мінімізувати комунікацію інспектора з персоналом.
8. Уважно вивчити наданий інспектором по закінченню перевірки акт перевірки та пересвідчитись, що зазначена у ньому інформація відповідає дійсності.
9. Викласти свої зауваження до акту на окремому аркуші або вказати, що такі зауваження будуть подані у встановлений законом строк.
10. У разі необхідності, оскаржити рішення інспектора в адміністративному або судовому порядку.

Санкції за порушення трудового законодавства

З лютого 2020 року розмір штрафних санкцій за порушення законодавства у сфері праці зменшився. Тепер за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час при його повній зайнятості на підприємстві, виплату зарплат «в конверті» підприємство/підприємець на І-ІІІ групі оподаткування отримає лише попередження, а підприємство/підприємець на ІV групі або загальній системі оподаткування сплатить 10 мінімальних заробітних плат. За повторне порушення протягом двох років доведеться сплатити 30 мінімальних заробітних плат.

Недотримання гарантій та пільг працівникам, які залучаються до виконання обов’язків передбачених законом України «Про військовий обов’язок та військову службу», «Про альтернативну (невійськову) службу», «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» першій категорії підприємств/підприємців також обійдеться попередженням, а підприємствам/підприємцям на ІV групі або загальній системі оподаткування доведеться сплатити 4 мінімальні заробітні плати штрафу.

За недотримання державних мінімальних гарантій в оплаті праці передбачений штраф у розмірі 2 мінімальних заробітних плат, за решту порушень – 1 розмір мінімальної заробітної плати.

Недопущення до перевірки з питань додержання законодавства про працю чи перешкоджання у її проведенні як і раніше карається штрафом у розмірі 3 мінімальних заробітних плат, натомість як найбільший штраф за недопущення до проведення перевірки з питань виявлення неоформлених працівників та зарплати «у конвертах» зменшили до 16 мінімальних заробітних плат.

Нововведенням є своєрідний 50% дисконт при оплаті штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про його накладення. Такий спосіб заохочення підприємців застосовується до оплати всіх штрафних санкцій, передбачених ст.265 КЗпП. Однак, адміністративні штрафи, визначені ст. 41 КпАП (в частині порушень вимог законодавства про працю), що накладаються на посадових осіб підприємств та ФОП доведеться сплачувати в повній мірі.

Як оскаржити результати перевірки?

За результатами перевірки складається акт, що надається на підпис суб’єкту господарювання. Свої зауваження до акту можна викласти в самому акті або не пізніше 3 робочих днів після його підписання подати окремо. Інспектор розглядає зауваження та надає на них письмову вмотивовану відповідь протягом 3 робочих днів від дня надходження.

У разі виявлення порушень законодавства про працю, інспектор не пізніше наступного робочого дня після підписання/відмови від підписання акту складає припис. Залежно від порушень інспектор установлює строк їх усунення.

В 10-денний строк з дати отримання припис може бути оскаржений у керівника територіальної інспекції Держпраці та в одноденний — у його заступника. Якщо і їх рішення вас не задовольнять, відстоюйте позицію у голови Держпраці або його заступника.

Скарга розглядається впродовж 30 днів з дати її надходження та тимчасово припиняє виконання припису. За результатом розгляду скарги вимоги інспектора можуть скасувати повністю або частково.

Альтернативним способом оскарження припису є звернення до адміністративного суду з позовною заявою.

Рекомендації

Превентивні заходи завжди ефективніші, ніж вирішення проблем підприємства під час самої перевірки. Не нехтуйте підготовкою, адже відсутність підприємства у плані перевірок Держпраці не застрахує від позапланових заходів контролю.

Завжди перевіряйте повноваження інспекторів, підстави та предмет перевірки. Це вбереже від шахраїв, дозволить прийняти правильне рішення щодо допуску інспекторів до проведення контрольного заходу та убезпечить вас від надання зайвих документів, що не стосуються предмету перевірки.

Уникайте хаосу під час перевірки. Передача документів інспекторам на ознайомлення, виготовлення копій документів, комунікація з працівниками повинні бути контрольованими.

Особливу увагу приділяйте вивченню складеного за результатами перевірки акту та обов’язково викладайте свої зауваження. Використовуйте передбачений законом триденний строк для подання зауважень на консультацію з юристами та формування позиції, адже процедура оскарження ускладниться, якщо спочатку ви погодились із позицією інспекторів і підтвердили це своїм підписом.

Руслан Редька, керуючий партнер ЮК Legal House

Марія Фельмецгер, адвокатеса, старша юристка ЮК Legal House