Років десять тому в одній книзі з менеджменту я прочитала, що перед тим, як ти обіймаєш посаду керівника, необхідно поговорити зі своєю новою командою і встановити чіткі правила роботи та взаємодії усередині. Наприклад, "Правило номер 1: Усі питання, що обговорюються усередині юридичного відділу, - строго конфіденційні". Цю пораду я наслідую вже багато років.
Також керівнику юридичного відділу важливо забезпечити "правильну" взаємодію юридичного відділу з усіма іншими відділами, департаментами компанії. І, поза сумнівом, юрист-менеджер має розбиратися в суті усіх юридичних питань, що виникають у бізнесу на практиці, навіть залучаючи консалтинг. Мистецтво ефективного управління пізнається роками, але 5 основних порад, можуть вже допомогти керівнику юридичного відділу або власникові підприємства.
|
Вікторія Мельниченко |
Порада 1. Правильно розподілити "ролі" в юрвідділі
Американці люблять говорити "Where there is a will, there is a skill". У своїй книзі "WOW ідеї" Т. Питерс перефразовував це прислів'я конкретнішим формулюванням: "Наймай за відношенням, навчай за вмінням". Якщо ви на співбесіді молодого співробітника без досвіду роботи бачите у нього "вогник" в очах, бажання і завзяття працювати і розвиватися, то пам'ятаєте, що ви завжди його зможете навчити. Набагато складніше працювати з підлеглими, які вже вважають себе експертами в певній галузі, але "важкі на підйом", ненавидять місцями свою роботу й вносять смуток і дисбаланс в колектив. Тому керівнику юридичного відділу дуже важливо з'ясувати "WHO is WHO" в його команді і правильно розподілити ролі. Саме на цьому етапі не завадить виявити сильно-слабкі сторони команди. Так, вищезгаданий "новачок" може легко справлятися з рутинними типовими договорами компанії, а "експерт" залучатися до складних проектів і самостійно бути бізнес-партером окремих департаментів компанії, наприклад, відділу маркетингу або відділу логістики. Але при делегуванні напрямку юридичної підтримки "внутрішнього клієнта" не варто забувати, що окрім правильної постановки завдань підлеглому, важлива також підтримка виконання та оцінка результату.
Порада 2. Якісна перевірка контрагентів перед укладенням договорів знижує до 80 % ризиків укладення договорів з недобросовісними контрагентами
На сучасного in-house юриста бізнес покладає функцію захисту підприємства в українських реаліях ведення бізнесу. Один з контрагентів вашого підприємства може бути одного разу зарахований податковими органами до фіктивних і "недобросовісних". Внаслідок, податкові органи порахують операції між вами і таким контрагентом фіктивними і нарахують додаткові податкові зобов'язання по сплаті ПДВ і податку на прибуток. І в результаті ваш юридичний відділ повинен буде займатися оскарженням податкових повідомлень-рішень і відстоювати права підприємства при проведенні обшуку і наступних допитів посадових осіб підприємства в якості свідків. У більшості випадків такої ситуації можна запобігти, якщо налагодити на підприємстві систему перевірки майбутнього контрагента.
Окрім "класики" перевірки документів постачальника і судових справ по загальнодоступних базах, популярними стають і різні бази даних, наприклад, CONTR AGENT від ЛІГА:ЗАКОН.
Порада 3. Типовим договорам: бути!
Основні складнощі в роботі юрвідділу пов'язані з великим об'ємом юридичних запитів, і у зв'язку з цим - необхідністю пошуку способів для юридичної команди дотримувати Work-Life Balance. Тому способи оптимізації процесів, документообігу і іншого - рятівні круги. Договірна робота ж складає до 80 % обсягу роботи юридичного відділу. Створення максимальної кількості шаблонів типових договорів, додаткових угод дозволить заощадити в майбутньому час відділу. Також можна створити окрему базу своїх "типових" положень/пунктів договорів, які застосовуватимуться при узгодженні договорів або складанні протоколів розбіжностей з контрагентом. Наприклад, положення про форс-мажор, валютна обмовка тощо. Ефективним кроком по оптимізації договірної роботи на підприємстві буде періодичне проведення тренінгів для співробітників інших відділів, які найчастіше виступають ініціаторами з укладення договорів.
Порада 4. Запити правоохоронних органів: відповідати/частково відповідати
Виходячи з практики, підприємство може обрати свою модель поведінки під час отримання запитів від правоохоронних органів. Деякі представники бізнесу справедливо відмовляють в наданні запитаних документів, якщо правоохоронний орган просто посилається на статтю 93 КПК, не повідомляючи більше ніякої конкретної інформації. Проте, треба завжди розуміти і довести до відома керівництва наслідки такої відмови. Адже через декілька тижнів на підприємстві може бути проведений багатогодинний обшук, що істотно порушує нормальну господарську діяльність. Тому доцільно аналізувати кожен конкретний запит правоохоронців на предмет можливості надання запитаних документів. Також правильно буде одразу скласти на контрагента (що фігурує в запиті правоохоронного органу) коротке досьє: суми господарських операцій з ним, період взаємодії, перевірити наявність нотаріальної заяви або пункту в договорі про сумлінність контрагента. Не зайвим буде і попередити керівництво про можливий наступний допит в якості свідка, а також з'ясувати, хто зі співробітників вашого підприємства безпосередньо вів переговори з контрагентом по укладенню договору.
Порада 5. Не "гасити пожежі", а прогнозувати ситуацію наперед
Ефективний керівник бачить завжди будь-яку ситуацію на два кроки вперед. Менеджеру важливо приділяти час для побудови роботи юрвідділу, налаштування процесів усередині компанії, мітігації можливих ризиків. Як сказав Соломон, "не бачачи майбутнього, людина гине". Тому важливо не лише уміти "гасити пожежі", але і приділяти час аналізу проблеми, причинам її виникнення, і прогнозувати, як підприємству уникнути подібних проблем в майбутньому (так звана матриця Хеддона - Haddon Matrix). У таких випадках допомагає складання "road map" при вивченні шляхів вирішення складних юридичних питань. Більше того, при виникненні схожих ситуацій в майбутньому достатнім буде просто застосувати попередній досвід і відкрити збережений файл з описаною "дорожньою картою" розв'язання проблеми.
Компанія ЛІГА:ЗАКОН пропонує співробітникам юридичних департаментів сучасні інструменти для аналізу, моніторингу та відстежування змін правового поля в ІПС ЛІГА:ЗАКОН, а також систему аналізу судових рішень Verdictum. Крім того, ЛІГА:ЗАКОН повністю оновила Національний професійний юридичний каталог Liga:BOOK - онлайн-майданчик для швидкого та зручного пошуку юристів і просування юридичних послуг.
Читайте також:
План розвитку компанії: як зробити свій бізнес успішним
