Розуміння концепції комплаєнсу має далекосяжні практичні наслідки, оскільки компанія, яка планує запровадити комплаєнс-процудури, повинна буде забезпечити дотримання, в тому числі, неправових стандартів, до прикладу, правил поведінки, кодексів етики, стандартів якості, правил соціальної відповідальності, корпоративної місії тощо.
В той же час, слід розуміти, що метою впровадження ефективної комплаєн-системи є, в першу чергу, профілактика. Тому комплаєнс-система компанії має бути побудована таким чином, щоб вона не тільки виявляла порушення у функціонуванні компанії, а й запобігала їм. З іншого боку, у разі виникнення відповідних порушень, правильно побудована комплаєнс-система забезпечує їх оперативне виявлення та однозначну ідентифікацію відповідальної особи.
Відтак, задля побудови ефективної комплаєнс-системи в компанії, слід звернути увагу на її наступні елементи.
Тон з гори
Будь-який процес управління починається з “тону” керівництва компанії, так званого “тону з гори”, тобто особистого прикладу вищого керівництва компанії. Він спрямований на створення впевненості співробітників і ділових партнерів в абсолютній нетерпимості керівництва компанії до порушень дотримання норм сформованої та впровадженої комплаєнс-політики. З указаною метою, керівництво компанії має підтримувати постійний діалог зі співробітниками, щоб обговорювати шляхи удосконалення відповідної політики або знаходити її слабкі місця.
Наявність кодексу поведінки, політик, процедур і процесів компанії
Етичні стандарти дуже важливі і повинні бути включені до Кодексу поведінки компанії. В даному документі міститься пояснення місії, цінностей компанії та її принципів, пов'язуючи їх зі стандартами професійної етики. Етичні норми дають можливість компанії створити позитивний імідж, що може привести до підвищення рівня суспільної довіри і довіри серед важливих партнерів і зацікавлених сторін.
Не менш важливим документом є схвалена керівництвом компанії антикорупційна програма. Положення антикорупційної програми повинні бути включені до трудових договорів, правил внутрішнього розпорядку юридичної особи, а також вони можуть бути включені до угод, укладених юридичною особою з її партнерами та контрагентами.
Автономія та ресурси
В даному контексті мається на увазі те, що в компанії мають бути органи, призначенням яких є впровадження та виконання комплаєнс-функцій в компанії. В ідеалі дану функцію виконує окремий комплаєнс-підрозділ, що наділений відповідними повноваженнями та підпорядковується безпосередньо наглядовому органу компанії. Важливим є те, що окремий комплаєнс-підрозділ має бути незалежним і мати достатньо ресурсів для власної ефективної діяльності. Комплаєнс-функцію в компанії можуть також виконувати і інші відділи або окремі працівники. Це може бути юридичний відділ або відділ внутрішнього контролю чи аудиту. При цьому слід чітко передбачити повноваження зазначених осіб, з метою уникнення конфлікту інтересів при здійсненні ними відповідних комплаєнс-фунцій.
Управління ризиками
Керівники, засновники (учасники) компанії забезпечують регулярну оцінку ризиків у її діяльності і здійснюють відповідні заходи. Визначення ризиків компанії це процес оцінки рівня вразливості всіх сфер її діяльності.
Дотримання компанією визначених принципів, правил та норм, спрямованих на поінформованість усіх працівників компанії щодо прийняття ризиків та управління ними, включаючи забезпечення обізнаності членів Наглядової ради, Правління компанії щодо управління ризиками, навчання працівників тощо, становить відповідну культуру управління ризиками в компанії.
Навчальні програми для персоналу
Компанія повинна забезпечити періодичне навчання працівників з корпоративної етики, у сфері запобігання та протидії корупції, конфлікту інтересів, використання конфіденційної інформації та даних, а також забезпечити умови для співпраці з комерційними організаціями, професійними асоціаціями у вигляді механізму для обміну знаннями, досвідом, пропозиціями, рішеннями та останніми досягненнями.
З указаною метою, компанією можуть бути організовані семінари, вебінари, мотиваційні зустрічі, інтервізії, відкритий доступ до навчальних матеріалів або ресурсів для працівників тощо. Навчальний процес повинен носити системний характер.
Заохочувальні та дисциплінарні заходи
Компанія забезпечує дотримання працівниками її стандартів та політик. Порушення закону, нормативного акту, правила або відповідної процедури може стати причиною дисциплінарних стягнень.
В компанії повинен бути створений механізм, за допомогою якого відповідний комплаєнс-орган чи особа, яка виконує дану функцію, забезпечує те, що всі співробітники позитивно вмотивовані діяти таким чином, який сприятиме вдосконаленню системи корпоративної етики або свідчитиме про високий її рівень, включаючи випадки сумлінного та обґрунтованого інформування про випадки порушень.
Перевірка контрагентів
При виборі нового ділового партнера компанія здійснює попередню перевірку, спрямовану на виключення можливості його участі в корупційних схемах, шахрайстві, відмиванні грошей, одержаних незаконним шляхом, наявності негативної ділової репутацію тощо.
Компанією мають бути впроваджені відповідні політики та процедури, що спрямовані на визначення ділових стосунків з надійними клієнтами та контрагентами, які займаються законною діяльністю і отримують доходи тільки із законних джерел, та дотримуються процедур комплексної перевірки на основі ризиків співпраці з ним.
Незалежні канали повідомлення про порушення
Відповідно до цього елементу комплаєнс-системи, компанія має створити механізм для внутрішнього та конфіденційного інформування про порушення і захисту усіх осіб, які повідомляють про порушення, в тому числі тих, хто - незважаючи на отримані доручення - не бажають порушувати професійні, юридичні та етичні норми, і хто готовий сумлінно або на основі логічного висновку про достовірність своєї інформації повідомити про порушення. При цьому, компанії слід сумлінно дотримуватися принципів конфіденційності та ефективності розслідування, з метою уникнення витоку конфіденційної інформації. Тому, особливо важливим є те, що доступ до отриманої інформації можуть мати виключно уповноважені на виконання комплаєнс-функції особи.
Постійне вдосконалення: перевірки та перегляди політик
У зв'язку зі змінами, що відбуваються як у зовнішньому бізнес-середовищі і правовому полі, так і у внутрішніх процесах компанії, комплаєнс-політики, процедури та норми повинні періодично переглядатися, змінюватися та вдосконалюватися відповідно до реальної поточної діяльності компанії. Дане дасть змогу вчасно та ефективно реагувати на ризики діяльності компанії та оперативно впливати на зменшення їх впливу на компанію або повне запобігання ним.
Комплексні перевірки
Даний елемент комплаєнс-системи полягає на застосуванні ряду заходів по відношенню до своїх бізнес-партнерів, які, серед іншого, включатимуть в себе належним чином документально оформлену комплексну перевірку можливих ризиків до і після прийняття рішення про вступ в ділові відносини, регулярний контроль їх співпраці з компанією, інформування про зобов'язання, взяті компанією.
Як ефективніше виконувати комплаєнс-процедури для бізнесу? З рішенням LIGA360. Контролюйте дотримання вимог законодавства, здійснюйте due dilligence та AML/KYC перевірки, моніторте репутацію вашої компанії та партнерів. Дізнайтеся більше переваг за посиланням.
