Незважаючи на законодавчу визначеність особливостей проведення податкових документальних планових чи позапланових перевірок, часто після початку такої перевірки компанії задаються питаннями, як діяти під час її проведення, які документи надавати, в який спосіб тощо.
Важливо розуміти, що ознайомлення з елементарними вимогами щодо ходу проведення податкової перевірки часто може допомогти компанії уникнути небажаних донарахувань, а також забезпечити наявність необхідних доказів при подальшому оскарженні рішень податкових органів.
У зв'язку з цим пропонуємо в цій статті розглянути, яких саме кроків необхідно дотримуватися в ході проведення податкових документальних планових чи позапланових перевірок.
I. Умови, за яких податковий орган може приступити до перевірки
Платники податків часом вагаються в питанні допуску посадових осіб податкового органу до перевірки. Зазвичай виникають питання щодо документів, які має надати податковий орган з метою початку здійснення перевірки.
Нормами Податкового кодексу України визначено, що посадові особи контролюючого органу мають право приступити до проведення податкової перевірки за наявності підстав для її проведення, а також при дотриманні наступних умов:
надіслання або пред'явлення платнику податків направлення на проведення перевірки;
надіслання або пред'явлення до початку проведення перевірки копії наказу про провдення перевірки;
пред'явлення службового посвідчення осіб, які зазначені в направленні на проведення перевірки.
Варто зауважити, що як направлення на проведення перевірки, так і наказ є дійсними за наявності підпису керівника (його заступника/уповноваженої особи) та печатки контролюючого органу.
Що стосується саме документальної планової перевірки, то право на її проведення надається лише у випадку, якщо платнику податків надіслано (вручено) копію та письмове повідомлення із зазначенням дати початку такої перевірки не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня її проведення.
Непред'явлення або ненадіслання перерахованих вище документів платнику податків чи пред'явлення таких документів з порушенням вимог щодо їх оформлення є підставою для недопущення посадових осіб контролюючого органу до проведення перевірки.
При цьому слід пам'ятати, що у випадку прийняття платником податків рішення про недопуск до проведення перевірки незалежно від його причин податковий орган має право ініціювати накладення адміністративного арешту на майно та кошти такого платника.
Відтак, перед тим, як приймати рішення про недопущення податкового органу до перевірки, необхідно зважити всі ризики для платника податків.
Як підготуватися до перевірок держорганів? З рішенням LIGA360. Практичні рекомендації, докладні алгоритми дій й відповіді на питання щодо перевірок. Деталі за посиланням. Практичні кейси щодо податкових перевірок від LIGA360 дивіться на нашому YouTube-каналі
II. Особливості надання документів під час перевірки
Якщо представниками пдаткового органу було надано платнику усі наведені вище документи з усіма необхідними реквізитами й розпочато перевірку, постає питання особливостей надання документів платника податків для перевірки.
При проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати в платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що належать до предмету перевірки.
На цьому етапі рекомендується враховувати наступне:
1. Необхідно чітко розуміти предмет перевірки та строки, за які вона проводиться, що зазначаються в наказі про перевірку. Адже від цього залежить перелік документів, які будуть надаватися контролюючому органу.
Платник податків зобов'язаний надавати до перевірки в повному обсязі лише ті документи, які стосуються предмету такої перевірки. Документи, які підтверджують операції, що виходять за межі предмету перевірки, платник податків має право не надавати.
2. Документи надаються в копіях. Податковому органу забороняється вилучення оригіналів первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.
Копії документів, які передаються податковому органу, мають бути засвідчені належним чином (дата, ПІБ, посада та підпис посадової особи, відбиток печатки (за наявності), напис «згідно з оригіналом»).
Великий платник податків на запит контролюючого органу зобов'язаний також надати засобами електронного зв'язку в електронній формі копії документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування, первинних документів, фінансової звітності тощо не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту.
3. Законодавством передбачається, що отримання копій документів оформлюється описом.
Такий опис складається посадовими особами контролюючого органу, вручається під підпис платнику податків. Проте навіть якщо посадовими особами не буде складено такого опису, платнику податків рекомендується самостійно його скласти й отримати підпис перевіряючих. У випадку необхідності оскарження рішень податкового органу за наслідками перевірки такі описи слугуватимуть доказом надання необхідних документів до перевірки та добросовісності платника податків. Адже на практиці у акті перевірки посадовими особами контролюючого органу часто не наводиться чіткий перелік документів, які було їм надано, а лише їх загальний опис.
4. Передача документів, що містят комерційну таємницю або є конфіденційними, здійснюється окремо від інших документів за актом, який містить опис повного переліку документів із зазначенням посадової особи податкового органу, що їх отримала. Такий акт має бути підписано як посадовою особою контролюючого органу, так і платником податків.
III. Особливості комунікації з податковим органом під час перевірки
У ході перевірки також виникає необхідність комунікації з представниками контролюючого органу, надання певних пояснень чи додаткових документів.
Рекомендовано забезпечити таку комунікацію саме в письмовому вигляді, адже наявність письмових запитів та відповідей на них може в подальшому стати необхідним доказом при оскарженні рішень податкового органу.
У зв'язку із зазначеним під час перевірки варто здійснювати наступні дії:
1. В залежності від обставин перевірки звертати увагу перевіряючих на важливість оформлення запитів щодо надання пояснень чи додаткових документів у письмовому вигляді.
2. Надавати письмові відповіді на запити про надання документів або пояснень та фіксувати відправку/особисте вручення таких відповідей.
3. При отриманні запитів від контролюючого органу необхідно їх перевіряти на предмет того, чи стосуються запитувані документи предмету перевірки, а також чи господарські операції, за якими запитуються пояснення чи документи, відносяться до періоду, який перевіряється.
4. У випадку наявності в платника податків отриманих індивідуальних податкових консультацій щодо питань, які стосуються предмету перевірки, варто посилатися на такі консультації. Адже якщо платник податків діяв у відповідності до отриманої ним індивідуальної податкової консультації, він звільняється від застосування штрафів та нарахування пені.
5. Звертаємо увагу, що запит на отримання копій первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів повинен бути поданий посадовою особою контролюючого органу не пізніше ніж за п'ять робочих днів до дати закінчення перевірки.
Якщо такий запит було надано з порушенням зазначених строків, і платник податків не встигає підготувати відповідь на нього та необхідні документи, такий платник має право подати заяву про зупинення проведення документальної виїзної планової чи позапланової перевірки на строк не менше ніж п'ять робочих днів.
Дізнайся більше про повноваження ДПС в LIGA360: умови допуску на підприємство, чим загрожує перевірка, як оскаржити та інші практичні рекомендації.
IV. Ознайомлення з висновками за наслідком перевірки
Результати перевірок оформлюються в формі акта (при встановленні порушень під час перевірки) або довідки (при відсутності порушень), які підписуються посадовими особами контролюючого органу та платниками податків.
Звертаємо увагу, що податкове законодавство встановлює зобов'язання для платника податків щодо підписання акту (довідки), складеного за результатами перевірки.
Часом представники компаній, які не згодні з результатами перевірки, викладеними в акті, відмовляються від його отримання та підписання. Варто зауважити, що такі дії не є конструктивними та не впливають на обов'язок платника податків сплатити визначені контролюючим органом за результатами перевірки грошові зобов'язання.
У зв'язку із цим після отримання акту перевірки рекомендується здійснити наступні дії:
1. Уважно ознайомитися із описаними порушеннями та висновками акту перевірки та, за умови його особистого отримання, підписати його (у разі незгоди з висновками акту перевірки підписати його із застереженням про незгоду та майбутню подачу заперечень).
2. Надати заперечення (у випадку незгоди з висновками акту перевірки), які можуть бути надані разом з підписаним примірником акту або окремо протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акту.
Все ж таки рекомендується не поспішати із наданням заперечень разом із підписанням акту, а здійснити ґрунтовну підготовку таких заперечень із наданням усіх необхідних додаткових документів.
Етап подання заперечень є дуже важливим, адже усі матеріали долучені до заперечень, як і самі заперечення є невід'ємною частиною матеріалів перевірки. Тобто якщо в платника податків не було можливості підготувати чи подати певні документи під час проведення перевірки, то необхідно це зробити в строк для подання заперечень. Також податкове законодавство визначає, що якщо платник податків не надає контролюючому органу документи, що підтверджують показники податкової звітності в строк до закінчення терміну для подання заперечень, вважається, що такі документи були відсутні в платника податків на час складення такої звітності. Зазначене може ускладнити оскарження рішень податкового органу в подальшому.
Також у запереченнях наводяться пояснення та додаються документи, що підтверджують відсутність вини, наявність пом'якшуючих обставин або обставин, що звільняють від фінансової відповідальності.
Такі заперечення подаються до податкового органу, який проводив перевірку.
3. Взяти участь у розгляді заперечень.
Усі викладені в запереченнях додаткові пояснення й документи мають бути враховані при розгляді заперечень відповідною комісією із розгляду заперечень. Участь у розгляді дає можливість платнику податків/його представнику зрозуміти позицію податкового органу та/або ключові сумніви, надати відповіді на усі існуючі запитання та донести свою позицію. Зазначене може допомогти платнику податків прояснити певні моменти, які не були враховані під час перевірки, що, серед іншого, може сприяти зменшенню потенційних податкових донарахувань під час винесення контролюючим органом податкових-повідомлень рішень.
Отже, дії компанії під час проведення податкової перевірки відіграють не останню роль в тому, які висновки буде прийнято податковим органом за результатами такої перевірки. Грамотна організація дій посадових осіб компанії, відповідальний підхід до комунікації з податковим органом та належна підготовка документів дають можливість уникнути помилкових податкових донарахувань.
Вікторія Бубліченко, партнерка, керівниця практики податкового права, реструктуризації та врегулювання проблемної заборгованості GOLAW, адвокатка
Тетяна Федорченко, старша юристка практики податкового права, реструктуризації та врегулювання проблемної заборгованості GOLAW, адвокатка
