|
Сьогодні компанії працюють під постійним тиском - з боку регуляторів, партнерів, інвесторів і суспільства. Репутація стала таким самим активом, як бренд чи прибуток. І коли щось іде не так - важливо не закривати очі, а чесно розібратись. Саме для цього існують внутрішні розслідування: інструмент, який допомагає компанії захищати себе, своїх людей і свої цінності.
Про розслідування в компанії рідко говорять із посмішкою. Це слово викликає напругу, асоціюється з підозрами, конфліктами, неприємними розмовами. Але за фасадом цієї непростої процедури стоїть важлива і, без перебільшення, благородна мета - з'ясувати істину. Не щоб когось «зловити» за руку, а щоб компанія стала сильнішою, справедливішою і чеснішою.
Навіщо це потрібно?
Коли в компанії щось іде не так - зникає товар, підробляються документи, хтось порушує політики або влаштовує «темні схеми» - потрібно зрозуміти: що сталося, чому, і що з цим робити. Інколи - це сигнал про слабке місце в процесах. Інколи - про конкретну людину, яка зловживає довірою. Інколи - про атмосферу в команді, де бояться говорити правду.
І саме для цього існує внутрішнє розслідування.
Як усе відбувається?
Усе починається з повідомлення: хтось звернувся до свого керівника чи комплаєнс-менеджера, анонімно або відкрито, іноді - з результатів аудиту або звичайного внутрішнього аналізу. Якщо сигнал виглядає серйозно - компанія ініціює розслідування.
Зазвичай цим займається служба безпеки компанії, при необхідності із залученням профільних фахівців. У разі відсутності такого підрозділу формується робоча група - з юристів, фахівця з комплаєнсу, представника HR, також можуть залучатись фінансисти, бухгалтера та IT. Далі йде збір фактів: документи, листування, інтерв'ю.
|
Збір фактів.
Команда аналізує документи, електронні дані, бере пояснення у співробітників. Спілкуються з тими, хто міг бачити або знати більше. Важливо не лише зрозуміти, що сталося, а і як і чому. Звідки інформація? Наскільки вона правдива? Який рівень ризику?
Усіх, хто залучений у процес, одразу попереджають: конфіденційність - обов'язкова. Це не формальність. Це захист людей і самого процесу від спекуляцій чи тиску. Якщо респонденти відчувають спроби залякування - вони мають право одразу повідомити про це. Це частина безпечного простору, в якому має проходити розслідування.
Працівник, щодо якого ведеться перевірка, має право висловити свою позицію. Його версія подій - така сама частина процесу, як і усі зібрані факти. Неупередженість - основа довіри.
Перевірка фізичних осіб у LIGA360 - ваш ключ до зміцнення корпоративної безпеки. Наше рішення надає інформацію про міжнародні санкції, репутаційні ризики та інші важливі дані з понад 100 реєстрів, що допоможуть вам ухвалювати обґрунтовані рішення. Переконайтеся у всебічності LIGA360, запланувавши індивідуальну презентацію.
Усі дії фіксуються офіційно - у звітах, протоколах, поясненнях.
Це не бюрократія, а доказова база, яка дозволяє обґрунтовано ухвалювати рішення. Команда регулярно зустрічається, щоб звірити хід розслідування і вчасно реагувати на нові факти.
На весь процес зазвичай дається до одного місяця. Після збору інформації відповідальна особа готує завершальний звіт, в якому викладає встановлені факти, свідчення опитаних, опис завданої шкоди або потенційних ризиків. Але головне - спроба зрозуміти, чому сталося порушення. Адже за одним випадком може ховатися системна проблема в компанії.
Передача звіту на розгляд комісії.
Вона аналізує інформацію та вирішує, чи застосовувати дисциплінарне стягнення - письмове попередження, догану або звільнення. При цьому враховуються всі обставини: наскільки серйозним було порушення, які наслідки, яку репутацію мав працівник до цього.
Рішення фіксується в протоколі, директор компанії інформується, а HR спільно з юристами оформлює всі документи. На завершення створюється план коригувальних дій - що треба змінити, аби подібне не повторилось. Це може бути оновлення інструкцій, додаткове навчання команди чи посилення контролю. За реалізацією плану стежить комплаєнс-менеджер.
Так внутрішнє розслідування стає не просто розбором помилки, а кроком до зростання. Іноді - болючим. Але завжди - корисним.
У центрі - не покарання, а справедливість
Внутрішнє розслідування - це не «полювання на відьом». Його мета - не когось зганьбити, а зрозуміти, що сталося насправді. І, що ще важливіше, - чому це сталося.
Компанія хоче знати:
чи справді було порушення?
хто і як у ньому був залучений?
чи постраждав хтось і як це виправити?
що зробити, аби подібне не повторилось?
Саме тому процес має бути неупередженим і прозорим. Усі сторони повинні мати право голосу, доступ до фактів, можливість пояснити свою позицію. Це не про формальність - це про довіру. Якщо люди в компанії бачать, що до них ставляться справедливо - вони самі більше довіряють і є більш відповідальними.
Ось чому компаніям необхідний порядок проведення внутрішніх розслідувань. Адже вони мають базуватись на принципах, виконання яких забезпечить цю довіру. Їх багато. Це й справедливість, чесність, незалежність, пропорційність, прозорість, професійність, об'єктивність, відповідність вимогам, конфіденційність.
Але окремо хотілось би підкреслити принцип «не нашкодь». З досвіду багато хто їм нехтує «в пилу полювання» за потенційними порушниками, роблячи поспішні кроки. І це може нашкодити як компанії в цілому, так і її співробітникам зокрема, включаючи фахівців, що проводять внутрішнє розслідування. Порушення цього принципу може призвести до втрати цінних співробітників, розголошення сенситивної інформації. Не слід забувати й про можливі судові позови, кримінальні справи, штрафи та репутаційні ризики.
Принципи є утворюючим ядром для структури порядку проведення внутрішніх розслідувань. А ідеальна структура - це етичні цілі, обґрунтовані підстави, релевантні обов'язки, чітко окреслені протоколи та адекватне використання результатів. Під адекватними у такому випадку розуміються такі, що відповідають інтересам компанії. І саме така структура дозволяє зробити внутрішні розслідування ефективним та результативним інструментом захисту бізнесу.
Цілі мають базуватись на засадах справедливості та бути гармонізованими з місією компанії. Саме це забезпечить максимальну результативність внутрішніх розслідувань, оскільки постійно «нагадує» особам, які залучені до процесу, для чого все це організовується.
Обґрунтовані підстави не дозволяють розпорошувати ресурси на розслідування випадків, які не принесуть додану вартість компанії. Яскравим прикладом застосування обґрунтованості ініціації внутрішнього розслідування є визначення критеріїв реагування на анонімні повідомлення про можливі порушення.
Встановлення обов'язків учасників розслідування дозволяє зробити процес більш ефективним, виключаючи дублювання функціоналу та забезпечуючи високий рівень взаємодії, а чіткі протоколи дій при розслідуванні допомагають максимально реалізувати цей функціонал.
Важливим елементом порядку також є використання результатів розслідування. Цей елемент не може являти собою просте «переслідування» виявлених порушників. Він має складатись із системи параметрів, в центрі якої знаходяться саме інтереси компанії. Прикладом може бути вибір чи варто передавати результати розслідування правоохоронним органам, враховуючи що після цього процес стає неконтрольованим та може принести негативні наслідки як для окремих співробітників, так і для компанії в цілому. Також не прямолінійним є питання щодо дисциплінарних санкцій щодо працівника, який допустив порушення. При цьому слід враховувати не тільки тяжкість порушення, але й цінність співробітника-порушника, чи допускались ним порушення раніше, ступінь його доступу до конфіденційної інформації та комерційної таємниці тощо.
LIGA360 забезпечить ваш бізнес інформацією, необхідною для комплексного управління ризиками. Наші інструменти дозволяють попереджати ризики співпраці з партнерами, а також законодавчі, судові й інформаційні загрози й вживати своєчасних заходів щодо їх мінімізації. Оцініть можливості LIGA360, замовивши персональну презентацію вже сьогодні.
Для чого це компанії?
Результати розслідування - це завжди нагода змінити щось на краще. Усунути ризики. Переглянути процедури. Посилити контроль або, навпаки, прибрати зайву бюрократію. Якщо винні - притягнути до відповідальності. Якщо хтось постраждав - допомогти. Іноді це може означати звільнення, іноді - попередження. Але завжди - висновки та дії.
Без такого інструмента компанія «сліпа» до своїх проблем. А розслідування - це, по суті, її спосіб подивитися правді в очі й зробити висновки.
І ще трохи про людей
Дуже важливо пам'ятати: за кожним кейсом стоять живі люди. Хтось зробив помилку. Хтось постраждав. Хтось став свідком. Внутрішнє розслідування - це момент, коли компанія проходить тест на зрілість. Як вона ставиться до своїх працівників? Чи гарантує їм право бути почутими? Чи захищає тих, хто говорить правду? Адже довіру не можна купити - її треба заслужити.
Один кейс - багато уроків
Уявімо ситуацію. Від керівника відділу надійшло повідомлення: один із працівників регулярно підробляє звіти, щоб «підганяти» виконання KPI до бажаного рівня. Невелика вигода - але систематична. Компанія ініціює розслідування. З'ясовується, що KPI були сформульовані невдало, і співробітник діяв «творчо», аби продемонструвати свою максимальну ефективність в роботі. Результат?
Працівника не звільнили, але провели жорстку роз'яснювальну роботу.
KPI переписали, зробили чіткішими.
У відділі провели тренінг з етики.
Порушення - ліквідоване. Система - покращена. Компанія - стала сильнішою.
Висновки
Розслідування - це не каральний меч. Це інструмент розвитку. Це спосіб не замовчувати проблему, а вирішити її. А ще - це шанс для компанії продемонструвати, що вона не боїться правди, вміє визнавати помилки і робити висновки.
Але не всі кейси прості. Іноді ситуація зачіпає конфлікт інтересів, правові тонкощі, аналіз великого масиву документів або має потенційні юридичні наслідки. Неправильно проведене розслідування - це ризик судових позовів, штрафів, відновлення на роботі звільнених працівників або навіть кримінального провадження.
У таких випадках варто звернутися до зовнішніх радників. Юридична фірма з досвідом у внутрішніх розслідуваннях не лише допоможе уникнути помилок, але й вибудує процес так, щоб компанія отримала реальний результат: достовірні висновки, захист інтересів і чіткі рекомендації - без зайвого шуму, але з максимальною правовою точністю.
Борис Тищенко, радник, керівник напрямку фармацевтики
Святослав Огреба, радник, керівник практики форензік
