В умовах кризи все більше організацій в Україні займається стихійним скороченням витрат, у тому числі на персонал, забуваючи, що організація - це, у першу чергу, люди.
Досвідчені керівники знають, що значну частину витрат можна зекономити саме через ефективну організацію закупівель. Тому в умовах кризи для компетентних закупівельників настав зірковий час. Як розпізнати ефективних закупівельників і яку додану вартість вони можуть принести своїм організаціям, ми запитали у очільниці навчально-аналітичного Центру вдосконалення закупівель KSE Ольги Терещенко.
ЛЗ: Чому ефективні закупівлі - рятувальний жилет для бізнесу в умовах кризи?
Ольга Терещенко: Від ефективності роботи закупівельників напряму залежить ефективність вашого бізнесу. В передових компаніях закупівельним стратегіям приділяється велика увага, адже саме ефективна організація закупівель може зменшити витрати бізнесу, підвищити конкурентоспроможність та врятувати від скорочень колег.
Стихійне скорочення закупівель в умовах кризи не вихід, адже закупівельники витрачають зароблені бізнесом кошти на придбання товарів і послуг для подальшого ефективного функціонування організації. І часто припинити закупівлі значить припинити діяльність всієї компанії. Тому зараз настав зірковий час для компетентних закупівельників, які на основі аналізу даних можуть управляти закупівлями і розробляти категорійні стратегії таким чином, щоб бізнес не тільки існував, а й підвищував конкурентоспроможність в умовах кризи.
У цьому сенсі справедливим є твердження, що будь-яка криза - це нові можливості для розвитку. І побачити та реалізувати ці можливості може допомогти надання більших повноважень компетентним менеджерам із закупівель.
ЛЗ: Яку додану вартість приносять закупівельники організації?
Ольга Терещенко: Дуже багато закупівельників та їхніх керівників вважають, що основною цінністю для бізнесу даної функції є економія на закупівлі необхідних товарів та послуг. Однак закупівельники можуть розвивати бізнес у тому, що приносять інновації з ринку.
Ефективний закупівельник - це особа, яка проводить переговори і підтримує відносини з постачальниками, своєчасно адаптує закупівельні стратегії до нових умов та вміє розробляти категорійні стратегії, враховує вартість життєвого циклу товару, приносить нові ідеї та рішення з ринку для задоволення потреб бізнесу і посилення слабких місць. Саме у якісній економії, у інноваціях та у нових рішеннях і є безпосередня цінність закупівельників для бізнесу.
ЛЗ: Як вплинув карантин на закупівельну функцію організацій?
Ольга Терещенко: Центр вдосконалення закупівель KSE - це навчально-аналітичний центр. Для того, щоб розробляти дослідження, інструменти та навчальні програми, які задовольняють актуальні потреби закупівельників, ми завжди маємо тримати руку на пульсі. Тому дуже ретельно опрацьовуємо фідбек експертів, випускників та представників спільноти закупівельників.
Ми щойно завершили проводити опитування закупівельників публічного та комерційного секторів, щоб зрозуміти, як змінилося життя відповідальних за закупівлі працівників у зв'язку з кризою. На щастя, в більшості випадків зарплата закупівельників не змінилася (62%). Дещо зменшилася зарплата у 22%, у 4% навіть дещо збільшилася. З офісу продовжують працювати близько 50% опитаних працівників, онлайн з дому працює 16% відповідальних за закупівлі і постачання. Решта поєднує роботу з дому з офісною.
Також ми запитали закупівельників, чи доводиться їм працювати по вихідним. 59% відповіли, що їм не доводиться працювати по вихідним. Майже завжди по вихідним працює кожний десятий, кожному третьому доводиться працювати інколи. Про що говорять дані результати. Вони вказують на те, що в умовах кризи керівництво відчуває цінність відповідальних за закупівлі і постачання, що очікування і навантаження на закупівельну функцію зростає. Скоротили під час карантину одну людину з 200. Отже, у середньому тенденція у даному питанні досить позитивна.
Разом з тим, згідно з нашим опитуванням, кожний другий закупівельник часто і гостро відчуває потребу навчатись та отримувати актуальні закупівельні знання. Для публічного сектору це пов'язано із введенням у дію нової редакції закону про публічні закупівлі. Закупівельники з комерційного сектору зрозуміли, що для належного функціонування організації треба швидко приймати рішення на основі аналізу даних, розумітися на світових трендах, інноваціях і категорійних стратегіях.
ЛЗ: Чи підтримує закупівельників в умовах кризи ваш Центр?
Ольга Терещенко: Звичайно, так. Карантинні заходи припали на вихід нової редакції закону про публічні закупівлі. З іншого боку, закупівельники комерційного і публічного секторів зрозуміли, що по старому працювати в нових умовах неможливо. Потрібно посилювати комунікацію із постачальниками, проводити переговори, швидко пріоритезувати закупівлі, змінювати плани і швидко навчатися. У таких умовах ми не могли скласти руки і пустити все на самотік. Тому розробили низку навчальних активностей, аналітичні дослідження та інструменти, щоб допомогти закупівельникам не тільки втримати, а й посилити свої позиції.
У даному контексті показовою є акція #TogetherAtHomeWithCEP (СЕР - це скорочена назва нашого Центру англійською). Це була серія безкоштовних онлайн вебінарів у прямому ефірі на нашій Фейсбук сторінці із гуру закупівель, викладачами нашого Центру із колосальним практичним досвідом на наболілі і важливі теми, під час яких у кожного закупівельника була можливість поставити питання і почути відповідь тут і зараз. Деякі ефіри набрали понад 2 тисячі переглядів без використання промо і реклами. Для ще більш комфортного сприйняття ми опублікували текстові версії кожного прямого ефіру на нашому сайті.
Також для підготовки до нової редакції закону про публічні закупівлі, у якому, зокрема, вводиться нове поняття - вартість життєвого циклу, - наш Центр розробив полісі бриф, у якому на конкретних прикладах показав, як користуватися даною методологією. Ми оперативно оновили такий інструмент, як Інтерактивні схеми процесів закупівель і розробили чат-бота, який допоможе публічним закупівельникам швидко пройти весь процес.
ЛЗ: Які курси для підвищення кваліфікації закупівельників може запропонувати ваш Центр?
Ольга Терещенко: Знаючи, що роль закупівельників у бізнесі зросла, як і очікування керівництва від результатів їхньої праці, а також бачачи результати опитування, у якому кожен другий закупівельник як публічного так і комерційного сектору часто і гостро відчуває потребу навчатися у реальному часі, ми вирішили не чекати кращих часів і відкрили набір на 2 наші флагманські сертифікаційні курси з підвищення кваліфікації керівників закупівельних відділів та спеціалістів.
Так, до 20 травня публічні закупівельники могли зареєструватися на курс “Фахівець з публічних закупівель”, який повністю побудований на новій редакції закону. Для підвищення ефективності керівників закупівельних відділів та відповідальних за закупівлі працівників ми проводимо набір на бізнес курс “Менеджер із закупівель”. Даний курс навчає компетентно економити на закупівлях, застосовуючи кращі українські і світові практики та тренди. За допомогою менторів викладачів кожен студент курсу розробить індивідуальний проект, який вирішить проблеми організації, у якій він працює, а саме розробить категорійну стратегію.
Передові світові компанії роками використовують даний інструмент, а до нас він прийшов порівняно нещодавно. Розуміючи, що якісної інформації для закупівельників українською та російською мовами обмаль, ми побудували курс таким чином, щоб кожен випускник у повному обсязі міг приносити додану вартість своїй організації.
Дуже гарна тенденція, що і бізнес, і державні організації розуміють важливість посилення закупівельного відділу в умовах кризи. Про це свідчать реєстрації на наші курси. У нас є можливість оплати для юридичних осіб за навчання працівників, для оплати фізичними особами за себе, а також можливість оплати частково організацією, частково за себе. І ми побачили, що навіть у таких складних обставинах є організації, які вкладають у розвиток своїх талантів та підвищення кваліфікації закупівельної команди. Тому вже зараз ми можемо бачити, який бізнес не тільки переживе кризу, а й вийде із неї сильнішим і потужнішим.
