У Східному міжрегіональному управлінні Держпраці пояснили, як повернути трудову книжку, що зберігалась на підприємстві, працівниці, яка з початку повномасштабної війни була вимушена виїхати за кордон, та надіслала засобами електронного листування заяву про звільнення.
Так, у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
Крім того, у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
У випадку, коли звільнення відбувається дистанційно, й працівник не може особисто з'явитися за місцем роботи для отримання трудової книжки, яка зберігається в роботодавця, пересилання трудової книжки поштою допускається тільки за письмовою згодою працівника (пункт 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників).
Таким чином, в разі оформлення звільнення онлайн роботодавець має отримати від працівника заяву про пересилання трудової книжки поштою. Таке прохання може включатися окремим пунктом до заяви працівника на звільнення (якщо звільнення відбувається за ініціативою працівника), або ж складається окрема заява. Як і всі інші документи, заяву про трудову книжку слід надіслати роботодавцю узгодженим між сторонами трудового договору способом.
Всі відповіді щодо кадрового обліку на підприємстві - тепер в єдиній платформі LIGA360. Миттєво знайдіть НПА, консультацію експерта чи аналітичну статтю для будь-якої ситуації: відпускні, лікарняні, найм і звільнення працівників, військовий облік тощо. Оцініть переваги в дії, замовивши персональну консультацію.
Якщо працівник перебуває за кордоном, то наразі він також може отримати трудову книжку поштою. Ще не так давно діяли обмеження на пересилання трудових книжок міжнародною поштою, але з 12.09.2024 набула чинності постанова Кабінету Міністрів від 10.09.2024 № 1045, що внесла відповідні зміни до постанов, які містили цю заборону. Зокрема, з Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, затвердженого постановою КМ від 08.09.2023 № 958, виключені трудові книжки. Крім того, постановою визначено, що пересилання за межі України трудових книжок здійснюється виключно в реєстрованих міжнародних поштових відправленнях (пункт 26 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою КМ від 05.03.2009 № 270).
Таким чином, з 12.09.2024 у роботодавців з'явилася можливість пересилати трудові книжки працівникам, які перебувають за кордоном, при отриманні попередньої заяви.
Читайте також: Звільнення за прогул у разі перебування працівника за кордоном: правова позиція Верховного Суду
Бажаєш отримати нову LIGA360 на вигідних умовах? Скористайся Special program від LIGA ZAKON. Максимум корисних інструментів та найкраща ціна саме для тебе. Дізнатися більше.
