Зміни правил надання окремих відпусток: рекомендації для HR

24 грудня 2023 року набрав чинності Закон України № 3494-ІХ від 22.11.2023 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток та інших питань».

Зазначеним вище Законом внесено зміни до Кодексу законів про працю України (надалі - КЗпП України), а саме: врегульовано питання щодо порядку, строків надання та використання окремих категорій відпусток на час дії воєнного стану, розширення прав та можливостей роботодавців стосовно вирішення питань щодо надання окремих відпусток, а також інших питань, які будуть розкриті в цій статті.

Розглянемо основні новації, які висвітлено в Законі:

Збільшення максимальної кількості днів відпустки без збереження заробітної плати

Згідно з законодавчо прийнятими змінами до ст. 84 КЗпП України: «За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем, але не більше 30 календарних днів на рік.»

Рекомендація: в рамках ведення обліку відпусткок без збереження заробітної плати необхідно звернути увагу , що потрібно вести такий облік з розрахунку 30 днів на календарний рік.

Щодо змін до надання відпустки при народженні дитини

Відповідно до ст. 77³ КЗпП України ( із змінами, внесеними згідно із Законом № 3494-IX від 22.11.2023) -одноразова оплачувана відпустка при народженні дитини тривалістю до 14 календарних днів (без урахування святкових і неробочих днів) може надаватися не пізніше трьох місяців з дня народження дитини наступним категоріям працівників:

• батьку дитини, який не перебуває у зареєстрованому шлюбі з матір'ю дитини, за умови що вони спільно проживають, пов'язані спільним побутом, мають взаємні права та обов'язки, що підтверджується заявою матері дитини та свідоцтвом про народження дитини, в якому зазначена відповідна інформація про батька дитини;

• одній із таких осіб: бабі або діду, або іншому повнолітньому родичу дитини, які фактично здійснюють догляд за дитиною, мати (батько) якої є одинокою матір'ю (одиноким батьком), на підставі заяви одинокої матері (одинокого батька) дитини.

Відпустка при народженні дитини надається лише одній з осіб, зазначених у частині першій цієї статті.

Рекомендація: потрібно пам'ятати, що перед наданням такої відпустки потрібно отримати довідку з роботи (хто не буде використовувати цей тип відпустки в цьому році) матері / батьку про невикористання такої відпустки, адже така відпустка надається одному з батьків один раз на календарний рік. Також треба отримати завчасно заяву працівника/працівниці з повним пакетом документів (свідоцтво про народження, довідку з роботи про неотримання такої відпустки матері/чоловіка дитини, свідоцтво про шлюб, тощо).

Зміна правових підстав для надання відпусток для підготовки та участі в спортивних змаганнях

Відповідно до ст. 16-1 Закону України "Про відпустки" (із змінами, внесеними згідно із Законом № 3494-IX від 22.11.2023) внесені зміни щодо відпустки для підготовки та участі в змаганнях (надається працівникам), які беруть участь у всеукраїнських та міжнародних спортивних змаганнях (раніше визначалось Кабінетом Міністрів України).

Наразі тривалість, порядок, умови надання та оплати відпустки для підготовки та участі в спортивних змаганнях визначаються трудовим та/або колективним договором.

Рекомендація: можливість надання відпусток для підготовки та участі в змаганнях потрібно прописати у додатковій угоді чи колективному договорі, а при прийнятті нових співробітників, додати цей пункт.

Про надання будь-якого виду відпустки понад щорічну основну відпустку

Згідно змін до Закону України "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану" (із змінами, внесеними згідно із Законом № 3494-IX від 22.11.2023): надання працівнику будь-якого виду відпустки (крім відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустки у зв'язку з усиновленням дитини) понад щорічну основну відпустку, за рішенням роботодавця може здійснюватися без збереження заробітної плати. Надання невикористаних днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану. За рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження заробітної плати.

Рекомендація: дні відпустки понад основну частину щорічної відпустки за рішенням керівника можна надавати з оплатою , або надавати працівникові у вигляді відпустки без збереження заробітної плати. Потрібно пояснити це працівникові, а також що ці дні відпустки не згорають, а будуть доступні працівникові після закінчення військового стану.

Про виплату компенсації відпустки мобілізованим працівникам

Згідно змін у Кодексі законів про працю України ст. 83 (із змінами, внесеними згідно із Законом № 3494-IX від 22.11.2023) тепер можлива виплата компенсації не використаної відпустки працівникам, призваним на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятим на військову службу за контрактом, за їх бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Відповідна заява подається не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв'язку з призовом на військову службу".

Рекомендація: потрібно повідомити працівника до того, як він буде увільнений на військову службу, про можливість отримати компенсацію невикористаної відпустки.

Про надання відпустки після звільнення з військової служби

Також були внесені зміни в ст. 25 Закону України «Про відпуски» (із змінами, внесеними згідно із Законом № 3494-IX від 22.11.2023), згідно з якими надається відпустка без збереження заробітної працівникам, які приступили до роботи після звільнення з військової служби у зв'язку із закінченням особливого періоду або оголошенням демобілізації, - тривалістю до 60 календарних днів.

Рекомендація: повідомити таких працівників про можливість такої відпустки без збереження заробітної плати.

Про перенесення вихідних та робочих днів

Внесені зміни в ст. 67 Кодексу законів про працю України (із змінами, внесеними згідно із Законом № 3494-IX від 22.11.2023) регулюють перенесення вихідних та робочих днів, крім випадків, встановлених цим, визначається трудовим та/або колективним договором. У разі відсутності відповідного положення у трудовому та/або колективному договорі перенесення вихідних та робочих днів здійснюється за наказом (розпорядженням) роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а в разі відсутності первинної профспілкової організації - з вільно обраними та уповноваженими представниками (представником) працівників.

Рекомендації: зробити наказ на додаткові вихідні дні на підприємстві з зміною норми робочого часу помісячно, або додаткові трудові угоди по працівникам чи зміну у колективний договір (але, на нашу думку, простіше та правильніше зробити накази на вихідні дні, адже ми не знаємо, коли закінчиться військовий стан в країні).

Про права роботодавця на об'єкті критичної інфраструктури

Статтею 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (із змінами, внесеними згідно із Законом № 3494-IX від 22.11.2023) передбачено, що у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (але не має права відмовити у наданні відпустки у зв'язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), але є нюанс: це стосується тільки працівників, які залучені до виконання робіт на об'єктах критичної інфраструктури, до виконання робіт та виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення).

Рекомендація: пояснювати працівникові, якщо у вас працівник залучений до виконання робіт на об'єктах критичної інфраструктури, до виконання робіт та виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення), що відпустка може бути надана за узгодженням керівника. Тобто пояснити, що можлива відмова у наданні відпустки саме в цей період, на який працівник написав заяву, а також за потребою роботодавця щорічну відпустку працівника можна буде поділити на частини будь-якої тривалості (але норма, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів, залишається). Також нагадуємо, що розподіл щорічної відпустки має бути відображений у графіку відпусток на підприємстві.

На нашу думку, ці зміни та доповнення впливають позитивно на відносини між роботодавцями та працівниками в умовах воєнного стану, полегшують та спрощують вирішення окремих питань між роботодавцями та працівниками.

Маричев Пилип

Консультант, податкове та юридичне консультування, аутсорсинг бухгалтерського обліку та підготовка податкової звітності, KPMG в Україні