Юридичний аудит як інструмент ризик-менеджменту: огляд найкращих практик та викликів

Сьогодні все більше українських підприємців усвідомлюють необхідність проведення юридичного аудиту для успішного та безпечного ведення бізнесу. Його значення як дієвого інструменту запобігання юридичних та фінансових ризиків важко переоцінити.

Адже чимало компаній стикаються з санкціями контролюючих органів, штрафами, судовими позовами та іншими негативними наслідками саме через відсутність правової допомоги та підтримки з боку досвідчених спеціалістів.

А от уважний погляд фахівців-правників дозволяє "підстрахувати" компанію від проблем. Зокрема, юридичний аудит передбачає комплексний аналіз усіх аспектів діяльності компанії на предмет відповідності чинному законодавству.

Про деякі особливості юридичного аудиту розкаже В'ячеслав Мироненко, юрист практики Безпеки бізнесу в Juscutum.

Основні цілі та завдання юридичного аудиту в сучасному бізнесі

Отже, основна мета юридичного аудиту - забезпечення відповідності господарської діяльності компанії законодавчим вимогам задля недопущення потенційних ризиків штрафів, санкцій, судових процесів тощо.

• аналіз відповідності установчих та реєстраційних документів компанії чинному законодавству;

• перевірка документів та процедур в сфері корпоративного управління;

• аналіз юридичної чистоти господарських операцій та договірних відносин (з постачальниками, покупцями, партнерами, тобто із контрагентами);

• перевірка дотримання трудового законодавства в сфері роботи з персоналом;

• аудит відповідності податкового обліку та звітності законам;

• аналіз юридичних аспектів охорони та використання інтелектуальної власності;

• оцінка комплексності та якості корпоративних юридичних процедур.

Отже, юридичний аудит має охопити всі ключові напрями та процеси, що мають правові складові та потенційні ризики. Це робить його важливим елементом загальної системи ризик-менеджменту.

Хто має проводити юридичний аудит на підприємстві?

Юридичний аудит компанії може здійснюватися як її власними фахівцями (юристами, фінансистами, аудиторами) так і зовнішніми консультантами.

Деякі переваги залучення сторонніх аудиторів та юристів:

• мінімізація упередженості, адже зовнішні консультанти більш незалежні;

• можливість залучити глибоку експертизу в різних галузях права;

• доступ до передових аналітичних методик та технологій.

Але все частіше компанії застосовують комбінований підхід - залучення як власних фахівців, так і зовнішніх експертів. Це дозволяє врахувати специфіку бізнесу і галузі, та водночас отримати незалежний професійний погляд.

Зміст юридичного аудиту та найпоширеніші порушення

Аудит юридичного середовища передбачає комплексний аналіз усіх аспектів діяльності на предмет відповідності чинному законодавству України. Фахівці акцентують увагу на найбільш "ризикових" напрямах. Основні предмети перевірки:

• наявність та відповідність реєстраційних та установчих документів. розповсюджена помилка - відсутність належного оформлення змін в цих документах. Наприклад, при зміні назви чи видів діяльності, складу засновників тощо;

• юридична "чистота" господарських операцій та договірна робота. Можливі типові порушення тут - застарілі або юридично некоректні умови договорів, відсутність належного оформлення взаємин тощо;

• питання охорони та використання об'єктів інтелектуальної власності (торгівельних марок, авторських прав, патентів тощо). Чимало порушень пов'язані з незаконним використанням чужих об'єктів інтелектуальної власності або недостатньою охороною власних розробок;

• дотримання трудового законодавства. Типові порушення - незаконні звільнення, ухилення від офіційної виплати заробітних плат, порушення прав працівників;

• питання корпоративного управління та діловодства. Часто трапляються прогалини в оформлені внутрішніх нормативних документів, протоколів зборів, наказів.

Це лише узагальнений перелік питань юридичного аудиту. На практиці він може включати значно ширше коло аспектів з урахуванням специфіки галузі та виду бізнесу.

Юридичний аудит контрагентів як ключ до безпечної співпраці

Окремий і досить важливий напрямок юридичного аудиту - дослідження потенційних партнерів та контрагентів, з якими планує співпрацювати компанія.

Навіть великі та стійкі фірми можуть зазнати втрат через недобросовісних чи ненадійних партнерів. Тому комплексна перевірка (due diligence) має стати обов'язковим етапом відбору.

Ключові моменти аналізу:

• перевірка реєстраційних даних та засновників/власників, їх репутації;

• аналіз фінансової звітності за кілька періодів на предмет стійкості та успішності.

• вивчення можливих судових позовів та виконавчих проваджень проти контрагента.

• оцінка ділової репутації в бізнес-колах.

• перевірка відповідних ліцензій, сертифікатів, дозволів.

• аналіз ключових клієнтів та партнерів.

• відвідання за юридичною адресою та перевірка "реальності бізнесу".

Загалом, юридичний аудит контрагента має дати повне уявлення про його надійність та можливі "проблемні місця". Це дозволить уникнути багатьох потенційних збитків в майбутньому.

Періодичність та особливості проведення юридичного аудиту

Багато керівників задаються питанням - як часто потрібно проводити юридичний аудит? Рекомендації тут можуть дещо різнитися. Орієнтовно, для більшості середніх та великих компаній оптимальні терміни:

- комплексний поглиблений аудит - раз на 2-3 роки.

- тематичні цільові аудити окремих напрямів діяльності - не рідше ніж раз на рік.

Зазвичай, перший комплексний юридичний аудит проводять на етапі активного зростання компанії - коли з'являється багато нових напрямів роботи, контрагентів, збільшується штат працівників тощо.

Саме в цей момент підвищується ризик допустити прогалини в юридичній роботі. Аудит дозволяє їх своєчасно виявити та ліквідувати.

Надалі доцільно проводити юридичні аудити принаймні в ключових сферах діяльності не рідше ніж 1 раз на рік. А комплексні аудити - кожні 2-3 роки.

Крім цього, позапланові цільові аудити можуть знадобитися в разі суттєвих змін в компанії:

- зміна власників, організаційно-правової форми чи керівництва;

- вихід на нові ринки або запуск нових напрямів; реструктуризація чи оптимізація бізнесу;

- підготовка до продажу компанії тощо.

Все це пов'язано з додатковими юридичними ризиками і потребує аудиторської перевірки.

Як юридичний аудит вберігає компанії від фінансових втрат

До типових фінансових втрат компаній через юридичні порушення можна віднести:

• штрафи та стягнення контролюючих органів за невідповідність законодавству, подання недостовірної звітності тощо;

• відшкодування матеріальної та моральної шкоди згідно рішень суду у випадку програшу у судових процесах;

• збитки внаслідок співпраці з ненадійними або шахрайськими контрагентами;

• втрати через недостатній захист інтелектуальної власності та комерційної таємниці;

• вимушені виплати заборгованості по заробітній платі або компенсацій незаконно звільненим працівникам;

• необхідність проведення додаткових перевірок і реструктуризації через виявлені порушення.

Загалом, за оцінками експертів, юридичні збитки можуть коштувати для компаній до 20-30% річного прибутку.

Натомість своєчасно проведений юридичний аудит дозволяє попередити або мінімізувати такі втрати. А отже, є ефективним способом оптимізації витрат бізнесу.

Переваги регулярного юридичного аудиту

Отже, проведення юридичного аудиту має надати компанії такі основні переваги:

Мінімізація юридичних та фінансових ризиків

Захист репутації та бренду компанії

Економія на потенційних втратах та штрафах

Стійкість до перевірок контролюючих органів

Підвищення привабливості для інвесторів та покупців

Впевненість та комфорт власників та топ-менеджменту

Можливість швидше реагувати на зміну законодавства

Конкурентна перевага завдяки чіткому дотриманню правил

Все це окупає затрати часу та коштів на проведення юридичних аудитів, роблячи їх обов'язковим елементом сучасного комплаєнсу.

Типові помилки при проведені юридичного аудиту

Щоб отримати максимум від юридичного аудиту, компаніям варто уникати деяких типових помилок.

Найчастіші з них:

- формальний підхід без глибокого аналізу реальних практик;

- вузьке коло питань без охоплення всіх ключових напрямів діяльності;

- відсутність комплексності - розгляд окремих аспектів юридичних ризиків без їх взаємозв'язку;

- залучення некомпетентних аудиторів або конфлікт інтересів (внутрішні аудитори);

- відсутність реальних рекомендацій по усуненню прогалин та оптимізації процесів;

- неоперативне реагування та впровадження заходів за наслідками аудиту;

- сприйняття аудиту як разової акції, а не безперервного процесу;

- недооцінка змін у законодавстві та нових видів ризиків, що з'являються.

Юридичний аудит має проводитися регулярно і системно, із обов'язковим залученням зовнішніх незалежних експертів-юристів. Лише тоді він перетворюється на потужний інструмент мінімізації ризиків, захисту бізнесу та підвищення його вартості і дохідності.

Отже, в сучасному середовищі жорсткої конкуренції та мінливих "правил гри" регулярний юридичний аудит стає обов'язковим атрибутом успішного ведення бізнесу в Україні.

З огляду на комплексність та багатоаспектність сучасного законодавства, жодна компанія не застрахована від прогалин та ризиків юридичного характеру. А їх наслідки можуть бути фатальними для стійкості та розвитку.

Саме тому юридичний аудит має стати таким регулярним та поширеним інструментом в системі ризик-менеджменту як фінансовий чи економічний аудит. Лише комплексний юридичний підхід дозволяє мінімізувати широке коло потенційних загроз юридичного характеру та не допустити їх негативний вплив на успішний розвиток бізнесу.