Зобов'язання про нерозголошення - як забезпечити його дотримання?

Однією із основних засад етичного функціонування компанії є її здатність забезпечити збереження та раціональне використання інформації з обмеженим доступом, якою, в тому числі, є конфіденційна інформація. В той же час, одними із основних обов'язків працівників є турбота про добробут робочого місця, захист його власності та збереження конфіденційної інформації, розголошення якої може завдати шкоди роботодавцю.  

Застереження про конфіденційність зобов'язує працівника зберігати певні ділові питання в таємниці. Даний обов'язок призначений для захисту конфіденційної інформації компанії, до якої зацікавлена сторона має доступ.  

Конфіденційною в розумінні Закону України “Про інформацію” визначають, інформацію, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, а також якщо інформація визнана такою на підставі закону. Конфіденційна інформація може поширюватися за згодою відповідної особи у визначеному нею порядку відповідно до передбачених нею умов, якщо інше не встановлено законом.  

Положення про інформацію з обмеженим доступом знайшло своє відображення також і у Законі України “Про захист від недобросовісної конкуренції”. Відповідно до норм якого, порушення комерційної таємниці може становити акт недобросовісної конкуренції, що, в свою чергу, може призвести до відповідальності, що передбачена законодавством України за такі неправомірні дії. 

Окрім того, в епоху розвитку цифрових технологій, коли обмін інформацією здійснюється легко та швидко, положення про конфіденційність стають ще важливішими для захисту даних і підтримки загальної конкурентоспроможності. Однак їх можна використовувати в будь-якій галузі, де підприємці хочуть захистити інформацію, важливу для інтересів компанії.  

Саме тому надважливим питанням є укладення з працівниками угод про конфіденційність або включення окремих положень про конфіденційність в існуючі трудові угоди. 

Серед іншого, зобов'язання щодо конфіденційності можуть стосуватися питань, пов'язаних із: 

• технологіями, які використовує компанія; 

• фінансами компанії; 

• організаційними аспектами; 

• інтелектуальною власністю тощо. 

В свою чергу, треба пам'ятати про те, що компанія не може конфіденційною назвати будь-яку інформацію і віднести її до такої. Відповідний статус можуть набути дані, які відповідають наступним критеріям: 

1. Інформація носить технічний, технологічний чи організаційний характер або має певну економічну цінність; 

2. така інформація не є загальнодоступною; 

3. були вжиті спеціальні заходи для захисту цієї інформації. 

На практиці це означає необхідність підписання детальних угод або положень про конфіденційність із працівниками, в яких чітко вказано, які питання стосуються зобов'язань щодо нерозголошення. 

Положення про конфіденційність, як і угода про нерозголошення мають однакову мету. Угода про конфіденційність зазвичай ширша і набагато конкретніша. Однак це не означає, що положення про конфіденційність забезпечує менший захист. Все залежить від потреб роботодавця та навичок відповідальної особи в компанії у створенні захисних положень. 

Угода про конфіденційність, відповідно до принципу свободи договору, може формуватися вільно, але має включати положення щодо трьох найважливіших питань:  

• Обсяг конфіденційності 

Тобто які дані є конфіденційними. Не зайвим буде визначити і їх конкретний перелік. До того ж необхідно зазначити заходи, які були вжиті для захисту конфіденційної інформації. Готуючи обсяг конфіденційних даних, варто також вказати обставини, за яких працівник може отримати дані, які будуть захищені.  

• Термін дії угоди або положення про конфіденційність 

Відповідний термін може вільно визначатися сторонами, але варто чітко визначити його у відповідному документі. У протилежному випадку, будь-яка сторона угоди може в будь-який який момент повідомити про розірвання угоди або окремо відповідного положення.  

• Штрафні санкції за порушення 

Аби захистити інтереси роботодавця, відповідна угода має включати штрафи та санкції, які застосовуються до працівника за порушення конфіденційності даних, а також інформацію про право роботодавця вимагати додаткової компенсації відповідно до приписів, викладених в чинному законодавстві.   

Як виявити порушення зобов'язань щодо конфіденційності?    

Виявлення порушення зобов'язань щодо конфіденційності може випливати безпосередньо з поведінки працівника - письмові електронні листи чи зустрічі з конкурентами (не рекомендовані роботодавцем) повинні викликати підозру. З іншого боку, у багатьох випадках важко чітко визначити, чи були розкриті і ким таємниці компанії, особливо якщо в конкретній справі бракує доказів. Тому роботодавець повинен самостійно вжити заходів для забезпечення конфіденційності конкретної інформації. До того ж, багато залежить від характеру інформації, яка буде оприлюднена.   

Підозри щодо порушення конфіденційності можуть стосуватися наступних питань: 

• маркетинг - список клієнтів, умови договору, прогнози та плани продажів, розмір рекламного бюджету, плани майбутніх маркетингових кампаній; 

• продажі - конфіденційні прайс-листи, подані пропозиції, поточні переговори, отримані запити; 

• працівники - персональні дані, розмір  винагороди, займані посади, умови контрактів; 

• виробництво - інформація про витрати, дані про постачальника, дані про виробничі процеси, ноу-хау; 

• фінансові - нерозкриті звіти, бюджети, рахунки, структура капіталу.  

Відтак, укладаючи угоди про конфіденційність або включаючи відповідні  положення до контрактів зі співробітниками, компанія захищає себе від ризику порушення комерційної таємниці. А у разі порушення відповідних положень, даний крок надає можливості відповідного реагування, що, в свою чергу, дозволить мінімізувати збитки компанії і сприятиме захисту подальших її інтересів. 

В той же час, варто зазначити, що необхідною умовою збереження конфіденційних даних є постійний діалог зі співробітниками, предметом якого є пояснення важливості   зберігання конфіденційності у справах компанії і яка саме відповідальність лежить на кожному працівнику.