Що таке комплаєнс в організації? Забезпечення дотримання вимог, узгодження етичних міркувань з економічними потребами? Чи, можливо просто створення правил? Перевірка того, що правила та положення ваших бізнес-підрозділів відповідають прийнятим стандартам?
Перелічені вище завдання є типовою відправною точкою. Але остаточні завдання з комплаєнсу залежать від потреб і ситуації відповідної компанії.
Навіть найкраща система комплаєнсу безпорадна перед обличчям відсутності етичної культури в компанії. Неправомірні дії можна пояснити помилками окремих працівників, але особа, яка порушує правила, повинна була мати можливість це зробити. Тому може бути обґрунтованою підозра, що компанія не справляється з етичними проблемами в інших сферах, відмінних від тієї, на яку вплинула заборонена діяльність.
На жаль, досить легко не помітити дефекти в основах організаційної культури, які виходять на поверхню лише тоді, як будуть доведені серйозні порушення. З іншого боку, сильна етична культура може допомогти компанії оговтатися від проблем спричинених діями окремих працівників, внутрішніх проблем компанії або зовнішніх факторів, але за умови, що програма з етики та комплаєнсу заздалегідь підготовлена для ефективного впровадження коригувальних дій.
Побудова етичної культури в компанії починається з ідентифікації та визначення спільних цінностей. Співробітники повинні бути залучені до цього процесу, щоб прийняті цінності були загальними для всіх. Це також полегшує створення організаційної ідентичності. Найпоширенішими корпоративними цінностями є якість, інновації, задоволеність клієнтів і чесність. Цінності є основою етики в компанії.
Елементи етичної інфраструктури включають, серед іншого:
посаду відповідального за дотримання питань етики;
кодекс етики;
навчання та підготовку;
механізм викривання порушень або політику з етичних питань.
Етика охоплює всю компанію, її культуру, норми та поведінку, поширюється на всіх співробітників, також охоплює ланцюг створення вартості компанії, її ділових партнерів і стосується клієнтів. Саме тому, роль комплаєнс-офіцера або відповідального за етику є важливою, оскільки, насамперед, відповідна особа в компанії відстоює процедури та зміцнює механізми, що знижують ризик порушень. Він також має вирішальний голос у вирішенні спірних і суперечливих питань та допомагає у прийнятті етичного вибору. Він відповідає за превентивні заходи, впровадження етичного кодексу, управління системою повідомлень викривачів або відповіді на дзвінки викривачів, а також аналіз контрактів, комерційних пропозицій та маркетингових комунікацій.
Хочеш дізнатися секрети успішної роботи з інформацією? Замов презентацію нової LIGA360. Дані та джерела для всієї команди: топменеджерів, юристів, бухгалтерів, копмлаєнс-фахівців і не тільки.
Наступним елементом етичної культури є кодекс етики - це документ, який організовує етичну систему в компанії. У ньому зібрано найважливіші цінності, правила поведінки та вказано бажану поведінку. На жаль, сам факт наявності кодексу не гарантує, що всі будуть його дотримуватися, і неетична поведінка окремих людей все одно може траплятися. Наступні етапи вимагають розгляду того, яку форму матиме кодекс, як його створити, впровадити та забезпечити дотримання його принципів. Кодекс має бути написаний доступною мовою, зрозумілою всім адресатам. Помилково створювати громіздкі томи, які потім ніхто не читає, або використовувати юридичну мову, яка може сприяти нерозумінню його змісту. Варто переконатися, що кодекс доступний для всіх працівників компанії. Не менш важливим є постійне спілкування щодо етичних принципів і норм кодексу. Працівники можуть ознайомитися зі змістом кодексу під час вступного інструктажу та разом із трудовим договором підписати декларацію про ознайомлення з кодексом етики.
Окрім того, важко уявити надійну етичну систему без каналів зв'язку, за допомогою яких співробітники, колеги, а також клієнти та ділові партнери можуть повідомляти про порушення. Існує цілий спектр можливостей, від прямого контакту, через електронну пошту, телефонну лінію, до спеціалізованої ІТ-системи, що забезпечує повну анонімність. Повідомлення про певний інцидент є відправною точкою для вжиття відповідних заходів. Наступним етапом є перевірка повідомлень та вжиття відповідних заходів та заходів щодо усунення порушень. Слід підкреслити, що у випадку делікатних питань, таких як переслідування чи мобінг, компанія повинна проявляти особливу обережність, а також делікатність і обачність. Система звітності про викривачів, яка дає викривачам відчуття безпеки, і відкритість компанії сприяють формуванню етичної культури в компанії.
Впровадження комплаєнсу вимагає концентрації інструментів та механізмів управління ризиками, що діють в окремих підрозділах компанії. Іноді елементи комплаєнсу відносять до завдань юридичного відділу, положень, що діють в окремих відділах або навіть відділу НR, який часто відповідає за етичний кодекс компанії. Але це лише один з етапів процесу.
Перш ніж приймати рішення про впровадження комплаєнсу, варто здійснити наступне:
Переконатися в тому, що є схвалення вищого керівництва компанії.
Впровадження та підтримка системи комплаєнсу пов'язані з витратами, але це також стосується сфер, які є стратегічними для компанії. Тому підтримка правління чи ради директорів компанії є дуже важливою у даному питанні.
Обговорити відповідну ініціативу всередині компанії.
Особливо з працівниками, які безпосередньо займаються управлінням ризиками. Якщо в компанії є профспілки або відповідний обраний представник від колективу, варто налагодити діалог з ним.
Зібрати інформацію про всі процеси, пов'язані з організаційним управлінням та інструментами побудови етичної культури.
Поряд з тим - будь-які епізоди, що мають відношення до комплаєнсу, коригувальні заходи, вжиті при виявленні порушень, результати попередніх аудитів тощо.
Ознайомитися з нормами та стандартами у сфері комплаєнсу.
Їх багато, найвідоміші з них COSO (щодо управління ризиками на підприємстві), ECS2000 (система управління комплаєнсом), стандарти IIA (у сфері внутрішнього аудиту) або стандарт ISO 19600: 2014 (системи комплаєнс-менеджменту).
Переконатися в тому, чи матимуть особи, відповідальні за комплаєнс-контроль в компанії належні інструменти для виконання покладених на них завдань?
Постійний моніторинг комплаєнс-діяльності компанії вимагає не лише часу, але й спеціалізованих ІТ-інструментів. Тому необхідно розуміти важливість та відповідальність подальшого процусу повного та професійного супроводу розробленої та впровадженої в діяльність компанії програми етики та комплаєнсу.
Отримай комплексну інформацію щодо ризиків роботи з контрагентами - у новій LIGA360. Перевіряй 28 ризик-факторів, повне досьє, структуру власності, податкову, судову інформацію, активи та власність, медіаактивність. Замов персональну презентацію менеджера сьогодні.
