Загальні збори акціонерів в умовах воєнного стану: актуальні правила

Реалії воєнного стану змінили підхід до проведення загальних зборів акціонерів. Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку (НКЦПФР) дозволяє акціонерним товариствам бути гнучкими у проведенні загальних зборів.  

Основним нормативним документом - є Рішення НКЦПФР № 154 від 16 лютого 2023 року (Рішення № 154), яке визначає підхід до проведення загальних зборів акціонерів в умовах воєнного стану. 

Чи необхідно проводити загальні збори під час воєнного стану? 

Щорічні загальні збори акціонерів залишаються обов'язковими. З 2024 року товариства, розташовані на територіях, де не ведуться бойові дії та які не є тимчасово окупованими, зобов'язані проводити річні загальні збори у встановлені законодавством строки незалежно від умов воєнного стану. 

Товариства, що розташовані на територіях, де ведуться бойові дії або які є тимчасово окупованими, передбачений гнучкіший підхід. Вони можуть (але не зобов'язані) проводити загальні збори. Якщо ж збори провести неможливо, то їх мають організувати протягом 90 днів після завершення дії воєнного стану. 

Чи можна обійтись без процедури загальних зборів? 

Якщо ви єдиний акціонер, Рішення № 154 дозволяє ухвалювати рішення без проведення зборів. Ви можете діяти швидко, просто і без формальностей, які необхідні для багатосторонньої комунікації.  

Нагадаю, що на єдиного акціонера не поширюються вимоги статей 40-57 Закону України "Про акціонерні товариства". Тобто вам не потрібно публікувати оголошення, надсилати повідомлення і рахувати голоси. Всі повноваження загальних зборів ви реалізуєте одноосібно згідно зі статтею 60 закону. Ваше рішення з будь-якого питання компетенції загальних зборів оформлюється письмово у вигляді рішення акціонера, що юридично прирівнюється до протоколу загальних зборів. 

Таким чином, замість звичайної процедури зборів, ви просто готуєте і підписуєте один документ. 

Магічне число "5" 

Якщо у товаристві до п'яти акціонерів включно, то є можливість використати відносно простий механізм для ухвалення рішень. Тут вступає в дію особливо актуальна під час дії воєнного стану стаття 59 Закону України "Про акціонерні товариства". Вона передбачає, що загальні збори можна провести без попереднього скликання, без публікацій та повідомлень.  

Втім варто пам'ятати про основні умови:  

• всі акціонери мають зібратися (фізично або дистанційно за допомогою телекомунікаційного зв'язку) та бути власниками всіх голосуючих акцій 

• всі акціонери мають підписати протокол загальних зборів 

• на дату проведення загальних зборів має бути складений реєстр акціонерів 

• не можна проводити такі збори, якщо місце їхнього проведення знаходиться на тимчасово окупованій території або на території держави-агресора 

і головний нюанс - така опція не поширюється на товариства, в якому понад 5 акціонерів.  

Питання про те, чому саме п'ять акціонерів визнано граничною кількістю для проведення зборів у форматі, передбаченому статтею 59, залишається відкритим. Ідея обмежити масові зібрання у воєнний час - зрозуміла і логічна: безпека понад усе. Водночас важко не зауважити, що за дотримання елементарних протоколів безпеки організувати збори шести та більше акціонерів не виглядає завданням з розряду нездійсненних. Ймовірно, за цим стоїть бажання регулятора чітко окреслити межу між "камерним" винятком і загальним правилом.  

Що робити в інших випадках? 

До грудня 2023 року акціонерні товариства могли проводити загальні збори лише у дистанційному форматі. Цей формат фактично є аналогом письмового опитування: бюлетені для голосування публікуються на веб-сайті товариства, а акціонери мають у встановлений строк (зазвичай 10 календарних днів) заповнити та подати їх до своєї депозитарної установи. 

З грудня 2023 року акціонерні товариства також отримали можливість проводити загальні збори в електронному форматі. Електронні збори, на відміну від дистанційних, дозволяють забезпечити фактичну синхронну участь акціонерів у засіданні в режимі реального часу - із застосуванням спеціального програмного забезпечення Національного депозитарію України (НДУ) та без необхідності попереднього надсилання паперових або сканованих бюлетенів. 

Концептуальна різниця між цими форматами полягає насамперед у способі та хронології волевиявлення акціонерів. Якщо при дистанційних зборах голосування розтягнуте у часі та здійснюється шляхом попереднього заповнення бюлетенів, то електронні збори передбачають можливість голосування та прийняття рішень безпосередньо під час проведення зборів, у тому числі з використанням онлайн-інструментарію, інтегрованого із системою Центрального депозитарію. 

Таким чином, електронний формат зборів відкриває перед акціонерними товариствами нові можливості для оперативного та ефективного ухвалення рішень, зберігаючи при цьому прозорість і підконтрольність процесу згідно з вимогами законодавства. 

З технічної точки зору між дистанційними та електронними зборами існує низка суттєвих відмінностей - починаючи від кількості осіб, яких потрібно визначити для взаємодії з Центральним депозитарієм, і завершуючи тим, хто (а у випадку електронних зборів - що) здійснює підрахунок голосів. Детально всі процедурні аспекти розписані у відповідних порядках, затверджених НКЦПФР:  

• Порядку скликання та проведення дистанційних загальних зборів акціонерів (Рішення № 236 від 6 березня 2023 року) 

• Порядку проведення електронних загальних зборів (Рішення НКЦПФР № 595 від 2 червня 2023 року)  

Однак пропоную зупинитися на ключових моментах, про які варто знати до початку проведення зборів незалежо від їхнього формату, а саме:   

• Це платно: як дистанційні, так і електронні збори небезкоштовні. Зараз вартість послуги НДУ складає 10 000 грн, які необхідно сплатити заздалегідь. Також потрібно укласти додаткову угоду з НДУ для проведення зборів.   

• Для участі в зборах необхідно мати кваліфіковані електронні підписи (КЕП): вони повинні бути в осіб, уповноважених взаємодіяти з Центральним депозитарієм, а також у кожного акціонера або його представника, який братиме участь у голосуванні на електронних зборах.  

• Інформація про акціонерів має бути актуальною: акціонери повинні заздалегідь оновити свої дані (або дані представників) у депозитарних установах. Це критично важливо для участі у зборах, оскільки доступ до голосування напряму залежить від актуальності інформації у системі.  

Після виконання попередніх технічних умов, уповноважений орган товариства може ухвалювати рішення про проведення загальних зборів, затверджувати проєкти порядку денного та визначати ключові дати. Далі послідовність основних дій:  

1. Подати розпорядження на проведення загальних зборів до НДУ, щоб запустити створення "Кабінету зборів" у системі НДУ. Важливо: просто подати розпорядження недостатньо. Після отримання доступу до кабінету зборів його необхідно заповнити, а це можуть зробити лише уповноважені на взаємодію з НДУ особи.  

2. Подати розпорядження на формування переліку акціонерів для повідомлення про проведення загальних зборів. Простими словами, ви отримаєте перелік акціонерів, яким НДУ зможе направити повідомлення про те, що загальні збори заплановані.   

3. Проінформувати акціонерів про заплановані загальні збори. Таке інформування здійснюється: 

• через депозитарну систему України за розпорядженням товариства 

• шляхом розміщення відповідного повідомлення на веб-сайті товариства 

• шляхом розміщення повідомлення про проведення загальних зборів у базі даних особи, яка провадить діяльність з оприлюднення регульованої інформації від імені учасників ринків капіталу та професійних учасників організованих товарних ринків. 

Після цього кожен акціонер має право подати пропозиції щодо питань, включених до проєкту порядку денного загальних зборів. Ігнорувати таку пропозицію не допускається, а у відмови в її врахуванні, акціонеру необхідно надіслати мотивоване письмове рішення про відмову. 

4. Затвердження порядку денного та проєктів рішень з питань порядку денного органом, який ініціював проведення загальних зборів. Цей етап передбачає остаточне погодження порядку денного та проєктів рішень, що будуть винесені на голосування акціонерів. 

Важливо: у разі необхідності, можливо внести зміни до порядку денного після його затвердження, однак у такому випадку акціонерів необхідно про це завчасно повідомити описаними вище шляхами. 

5. Подати розпорядження на складання переліку акціонерів, які мають право на участь у зборах. Простіше кажучи, це документ, який підтверджує, що особа справді є акціонером і має право голосувати. 

6. Голосування. У випадку дистанційних зборів усе виглядає так: публікується бюлетень на веб-сайті товариства, після чого акціонери мають 10 днів, щоб проголосувати шляхом надсилання заповненого бюлетеня до депозитарної установи. Для електронних зборів усе відбувається в авторизованій електронній системі - спочатку проходить ідентифікація акціонерів (або їх представників), далі - реєстрація для участі в зборах, і після цього - голосування безпосередньо в системі. 

7. Підрахунок голосів, складання і підписання протоколу загальних зборів. 

8. Оприлюднення протоколу на веб-сайті товариства не пізніше п'яти робочих днів з дня його складення та підписання, але не пізніше десяти днів з дати проведення загальних зборів. 

Нововведення, що дозволяють проводити загальні збори акціонерів в умовах воєнного стану, забезпечують необхідну гнучкість для акціонерних товариств. Можливість організовувати збори в дистанційному або електронному форматі дозволяє адаптуватися до сучасних реалій та забезпечити безперервність діяльності товариств навіть в умовах обмежених ресурсів та фізичних перешкод. Попри тимчасовий характер воєнного стану, можна очікувати, що ці формати зборів, продовжать використовуватися і після його завершення, набувши популярності завдяки зручності та ефективності.