Базовий комплаєнс на підприємстві: рекомендації юриста

Знайомлячись з темою комплаєнсу, багато хто починає пошук з визначення того, що саме приховане за цим словом. Воно з`явилось у широкому вжитку відносно нещодавно і до тепер є незрозумілим багатьом. Саме слово докладно означає «відповідність», якщо ж перекласти з англійської формальне значення слова, то буде буквально «акт виконання наказу, правила або запиту». Це роз`яснення розкриває вектор діяльності прихованої під цим словом.

В широкому значенні, комплаєнсом називають діяльність з контролю дотримання відповідності виконання під час діяльності яких-небудь формальних або неформальних правил, вимог, законів тощо. В більш практичному сенсі це є внутрішньою системою відносин з відслідковування дотримання таких вимог. До таких вимог відносяться і контроль виконання законів, і письмових правил, і неформальних приписів.

Додана вартість комплаєнс

Метою розгляду цієї статті є юридичний комплаєнс, а отже системі підходів бізнесу, які стосуються дотримання відповідності його діяльності усім законам, що його так чи інакше стосуються, а також вибудовування внутрішніх процесів таким чином аби максимально зменшити ризики юридичних порушень.

Перш ніж перейти до конкретних аспектів та напрямків юридичного комплаєнсу декілька слів про його необхідність у сучасних реаліях. Зрозумілим є те, що цей підхід для нашої країни є дещо новим. Саме так, комплаєнс це комплексний підхід до питань контролю ризиків. Якщо подивитись на всі напрямки діяльності у сфері, яка об'єднується назвою «комплаєнс», то так чи інакше ці сфери контролювались і раніше. Юридичний відділ, HR, фінансовий департамент, бухгалтерія, внутрішня безпека та інші - це все посади та підрозділи, що опікувалися питаннями, які зараз виділяються в окремий напрямок. Ці питання були «на контролі», але зазвичай не становили основної та суттєвої частини діяльності відповідних підрозділів. Ці питання були скоріше на периферії контролю. Були, поки їх порушення не призводило до суттєвих і відчутних складнощів, втрат та витрат. В результаті,еволюційно,було виділено окремий напрямок діяльності, який об`єднав усі ці питання як основне поле своєї діяльності. І цей напрямок не про створення поточного результату. Це скоріше напрямок попередження можливих втрат, що і становить основу додану вартість цієї діяльності для бізнесу.

Напрямки комплаєнс

Отже з чого починається розуміння комплаєнсу. З практичної точки зору він починається з осіб відповідальних за його здійснення. Тих спеціалістів які будуть призначені виключно для його здійснення. Як вже зазначалось вище, сам по собі він здійснюється майже завжди, але у фоновому режимі. А це і є основною проблемою, адже якраз і призводить до недбалості, що має наслідки. Отже комплаєнс - це завжди тільки особи відповідальні за нього і ніколи не розпилення обов`язків. Призначити відповідальних осіб - це і є перший крок запуску комплаєнс підходу в компанії.

Тепер дещо про напрямки здійснення комплаєнсу. Умовно їх можна розділити на зовнішні та внутрішні. Зовнішні, це ті, які стосуються взаємодії з контрагентами та державними установами. Внутрішні - власників бізнесу та його співробітників. Це розділення умовне, але воно може бути покладено в основу роботи відповідних спеціалістів в середині підрозділу для більшої спеціалізації і зосередженні на відповідних завданнях. Також обов`язковим є не тільки призначення відповідальних, але й формальне визначення напрямків за якими здійснюється комплаєнс у відповідному бізнесі, його підходів, задіяних засобів та рівня заглиблення в його здійснення. Це все також повинне прописуватись та зазначатись від початку.

Зовнішній комплаєнс

Зовнішній комплаєнс стосовно контрагентів. Тут теж існує деяке функціональне розділення. З одного боку, будь який бізнес зацікавлений працювати з контрагентами, що не принесуть йому суттєвої шкоди. Для цього нових клієнтів або партнерів потрібно вивчати ще до встановлення з ними відносин, а встановлюючи такі, максимально контролювати сфери де можуть виникнути ризики. Щодо контролю контрагентів, то є сфери бізнесу де такий вид комплаєнсу є законодавчо обов`язковим. Зокрема це банки, для яких чітко прописані мінімальні вимоги перевірки нових та існуючих контрагентів на предмет ризиків, які об`єднуються під загальною назвою KYC, від англійської «знай свого клієнта». Але для інших бізнесів, для яких це не є обов`язковим по закону, це може бути встановлено внутрішнім порядком проведення комплаєнсу. В цьому питанні сучасному бізнесу допомагає велика кількість різних сервісів перевірки юридичних осіб. Але і без них збір інформації може здійснюватися за рахунок відкритих реєстрів, яких вже є далеко за сотню, пошуку у всесвітній мережі, ЗМІ. Обсяг збору інформації та напрямки її пошуку, а також обробка та здійснення висновків обов`язково прописується в інструкції з комплаєнсу.

Стосовно фізичних осіб доступ до інформації трошки ускладнений, але тут на допомогу приходить анкетування клієнтів та пошук інформації у соцмережах. Це також дозволяє оцінити перспективи ризикованості роботи з відповідним клієнтом згідно з тими ризиками, які бізнес хтів би зменшити.Важливим зауваженням тут, буде наголосити на іншому аспекті цього напрямку здійснення комплаєнсу. Як ми вже казали це комплексний підхід і юридичний комплаєнс також вимагає дотримання законності при зборі та обробці даних контрагентів. І тут мова не про використання незаконних джерел інформації, які в принципі не розглядаються. Але про дотримання процедур роботи з персональними даними прописаними у відповідному законі України або Європи, якщо мова йде про бізнеси пов`язані з іншими країнами.

Другим напрямком роботи зовнішнього комплаєнсу є робота з державними установами. Тутмова йде про ті аспекти діяльності бізнесу, які регулюються державою і повинні бути дотриманими. Це не стосується в цілому питань бухгалтерії. Мова йде про, наприклад, різні вимоги щодо подання інформації, статистики, якщо є ліцензії, то дотримання ліцензійних умов. Вчасне внесення змін до документів компанії у разі змін у корпоративному законодавстві. Нещодавній приклад такої взаємодії, яку відчули більшість бізнесів була вимога внесення даних по бенефіціарах компанії, який відклали на літо цього року, але його все одно потрібно дотримати. Як і в інших завданнях комплаєнсу тут діяльність здійснюється у напрямках індивідуальних для кожного бізнеса і прописується у внутрішньому порядку роботи у напрямку комплаєнсу. Відповідальні особи визначають які державні установи регулюють сфери пов`язані з роботою компанії, закони та підзаконні акти, що регулюють ці сфери та спосіб контролю за дотриманням цих актів. Різні державні установи можуть здійснювати перевірки на підприємствах відповідно до своєї компетенції. Прикладом,який стосується майже всіх бізнесів є перевірки Держпраці, але є і багато інших більш специфічних. Взаємодія з відповідними органами, порядок підготовки до таких перевірок та їх проходження з найменшими витратами є також сферою комплаєнсу.

Внутрішній комплаєнс

Тепер стосовно внутрішнього комплаєнсу. Тут мова йде про принципово різні види діяльності, але пов`язані з взаємодією в середині бізнесу щодо осіб, які безпосередньо є його учасниками. Принципово виділяється робота стосовно власників та окремо відносно працівників. Комплаєнс відносно власників здійснюється переважно стосовно виконання корпоративного законодавства, а також використання його засобів для регулювання відносин співвласників. Стосовно дотримання корпоративного законодавства мова йде про виконання вимог закону щодо реєстраційних дій, установчих документів та їх складу, внесення змін відповідно до законодавства до цих документів для відповідних форм власності юридичних осіб. Стосовно деяких видів юридичних осіб у формі акціонерного товариства також контролюється емісія та зберігання акцій. До питань комплаєнсу також можна віднести ведення реєстрів учасників/акціонерів, коректне проведення їх зборів тощо.Засобами корпоративного права яке може регулювати відносини співвласників віднедавна є корпоративний договір,що з`явився у законодавстві України. Він є потужним інструментом, а його складання та контроль дотримання також може бути суттєвою складовою роботи спеціалістів з комплаєнсу.

Наступним і дуже широким полем діяльності комплаєнс спеціалістів є робота стосовно працівників бізнесу. Тут, мабуть, приховано найбільше завдань та викликів для профільного спеціаліста. Тут і питання належного оформлення та дотримання стандартів норм праці, тут же питання безпеки та доступу до інформації. Отже першим, що робить комплаєнс-офіцер, є контроль дотримання норм працевлаштування співробітників. Перевірка їх при прийомі на роботу може здійснюватися за схемою роботи з фізичними особами плюс додаткові засоби пов`язані з особливостями найму - наприклад взаємодія з минулими роботодавцями, перевірка трудових книжок тощо. Після оформлення співробітників вони повинні мати відповідний комплект документів, укласти належні внутрішні угоди, ознайомитись і підписати інструкції, допуски до відповідної роботи та інше. Загалом це повинно бути турботою відділу кадрів, або HR, але контроль за повнотою та коректністю цього все рівно краще покласти на профільних спеціалістів з комплаєнсу.

Далі, надважливий сегмент - питання безпеки. А саме інформаційної безпеки. Звичайно сюди можна було б віднести і фізичну безпеку підприємства або іншу, що традиційно відноситься до сфери діяльності відділів безпеки. Але це не на стільки профільне для комплаєнсу, як контроль за дотриманням розпорядку поводження з інформацією на підприємстві. Кожен бізнес вимагає свого рівня секретності інформації та вдається до заходів попередження її витоків, свідомих чи випадкових. Це все відображається у відповідних нормативах проведення діяльності та контролюється співробітниками комплаєнсу. Тут на допомогу приходять такі підходи як рівні доступу до інформації, підписання договорів про нерозголошення, обмеження фізичних можливостей копіювання інформації та багато інших. Загалом, як і в інших напрямках, тут все є індивідуальним та притаманним саме цьому конкретному бізнесу.

Антикорупційний напрямок

І наостанок, завершуючи розгляд сфер, де комплаєнс підхід застосовується в Україні звичайно слід зазначити мабуть найважливіший і найвідоміший щодо комплаєнс підходу - контроль корупційних ризиків. Зловживання службовим становищем, отримання неправомірної вигоди та використання корпоративної власності для власних потреб притаманне не тільки державним закладам, але й працівникам приватних компаній. Цей вид юридичного комплаєнсу є дуже специфічним за своїми вимогами до спеціалістів, що його здійснюють, тож якщо для інших видів комплаєнсу можливим є залучення юристів компанії у якості відповідальних осіб, то щодо цього виду комплаєнсу найкращим є запросити особу, зо володіє відповідними навичками.

Особливості комплаєнс в Україні

Отже, підсумовуючи вищесказане, можна однозначно радити застосування комплаєнс підходів на підприємстві, адже ця діяльність для бізнесу є можливістю уникнути багатьох ризиків, але не забувати, що він:

1) потребує відповідальних осіб, що володіють відповідними навичками та компетенціями,

2) повинен здійснюватись на базі розроблених для відповідного підприємства нормативів в узгодженні з особливостями цього бізнесу та законодавством та

3) повинен здійснюватись безперервно в максимально можливому обсязі.

Комплаєнс підхід виник не в Україні та існує вже не одне десятиліття, хоча і починає застосовуватись в нас широко тільки зараз. Водночас поглянувши на коло питань, які вирішує комплаєнс, обсяг його можливих завдань та постійне змішення рутинного та нетривіального підходів, робить цю специфічну сферу діяльності для бізнесів тим засобом, який може принести багато користі, врятувати від витрат, в тому числі репутаційних, та забезпечити сталий розвиток. При тому, в цьому короткому аналізі, ми не зазначали ті сфери застосування комплаєнс підходів, які стосуються, наприклад, питань PR, дотримання неписаних суспільних правил та відслідковування трендів, що є складовою комплаєнсу у тих країнах де він застосовується тривалий час, але не відносяться до безпосередньо юридичного комплаєнсу. Український комплаєнс знаходиться на етапі свого становлення. Однозначним при цьому є те, що комплаєнс підхід є дуже нагальним для сьогодення.