Цей рік продемонстрував, що компанії більше не можуть ігнорувати автоматизацію. І питання вже не тільки в конкуренції, але й взагалі у збереженні бізнесу. Майбутнє все ще залишатиметься невизначеним, попереду як мінімум один локдаун. Тому так важливо намагатися перетворити труднощі на можливості. Тамара Кучугурна, директорка з розвитку сервісу “Вчасно” розповіла під час онлайн-форуму “Бізнес без паперу”, як не лише не втратити ефективність у турбулентні часи, а й навіть підвищити її.
Старі звички не працюють
Чому програють компанії, у яких немає культури впровадження інновацій? По-перше, вони не можуть масштабувати бізнес без надмірних витрат. По-друге, вони не задовольняють потреби працівників у власній реалізації. Адже там, де панують виключно “заїжджені” методи, відсутній простір для розвитку. Тому роботодавці змушені утримувати цінних співробітників вищою заробітною платою або наймати менш кваліфікованих. І це замкнене коло, оскільки непрофесійні працівники впроваджують неефективні процеси. По-третє, компанії, що не здатні швидко адаптуватися до навколишніх змін (а це неможливо без інноваційної культури), в кризу просто не виживають.
До того ж, за нових умов, коли багатьом доводиться працювати віддалено, неможливо відтворити всі процеси у звичному вигляді. Гарна новина - їх можна прискорити та зробити більш оптимальними, і локдаун - привід це зробити.
Оптимізувати все
Немає жодного секрету, як це зробити. Потрібно спостерігати за процесами компанії та поступово автоматизовувати ті, що повторюються найчастіше. Але якщо все так просто, чому не всі перебудовують свою роботу на більш ефективний лад?
Люди взагалі не схильні змінювати те, що вже хоч якось працює. Трансформації викликають спочатку стрес у всіх: у керівництва, менеджера, що впроваджує, у команди фахівців - всім потрібно пристосовуватися та навчитися працювати з новими інструментами. Але коли адаптація завершується, відбувається кратне зростання. Тож, потрібно мати сильну мотивацію покращувати процеси.
Запорука успіху - внутрішній замовник саме з того відділу, де будуть впроваджуватися нові технології. Людина, що розуміє, які рутинні задачі можна скоротити. Однією з найпоширеніших помилок є відсутність відповідального за проєкт всередині компанії. Якщо автоматизація сприймається лише як примха керівництва, а працівники не зацікавлені і не розуміють, навіщо це їм потрібно, то результату не буде.
Прискорюємо роботу з документами
Вибір напряму, який варто автоматизувати, в першу чергу, залежить від сфери бізнесу та найчастіших процесів у компанії. Так, головний біль усіх, хто надає послуги - затримки з підписанням договору. Адже це впливає на те, як швидко можна почати працювати з клієнтом. А отже й отримувати оплату.
Паперовий документ потребує багато часу на пересилки в обидва боки. Якщо директор у відпустці або вдома на самоізоляції, то залишається лише чекати. І втрачати гроші.
Проблему вирішує електронний документообіг. Якщо весняний локдаун вас ще не переконав у його необхідності, то саме час це надолужити. Електронні документи не лише допоможуть вчасно закрити угоду й отримати оплату, але й суттєво аощадять бюджет, який можна спрямувати на розвиток. Бонусом буде і те, що навіть при збільшенні кількості угод вдвічі-тричі, ви зможете не розширювати штат бухгалтерів.
Якщо у вас більше внутрішніх документів, аніж зовнішніх, то в першу чергу переведіть у цифру їх.
Багато хто, для прискорення процесу, обмінюється сканами документів. Але це, по-перше, все одно довго, а по-друге, є компанії, які оплачують послуги тільки після отримання оригіналів. А це ваш касовий розрив.
Якщо компанія працює в торгівлі, то без EDI - електронного обміну замовленнями - вам не вдасться оптимізуватися. Цей інструмент дозволяє швидко надсилати замовлення постачальникам та отримувати статуси їхнього виконання. А це означає, що жодних затримок з поставками і порожніх полиць немає.
Переходимо на електронні чеки
Якщо електронний документообіг - це вже обов'язковий інструмент для будь-якої компанії, який не перший рік доводить свою ефективність, то електронні чеки - нове явище для українського бізнесу. Лише в серпні цього року держава дозволила підприємцям використовувати програмні касові апарати.
І вже є принаймні п'ять причин, чому варто прямо зараз перейти на електронні чеки - і якщо ви вже маєте звичайний касовий апарат, і якщо тільки чекаєте, коли вам обов'язково його треба буде використовувати.
Скорочення витрат. Одна залізна каса коштує в середньому 5 тис. гривень, а ще плюс щомісячне обслуговування. А серед програмних РРО, які вже працюють на ринку, є і безкоштовні варіанти - до певної кількості чеків.
Просте підключення. Касу в смартфоні підключити суттєво простіше і швидше, ніж залізну. Декілька годин - завантажили і почали розбиратися. Це дасть можливість завчасно підготуватися та налаштувати все необхідне для того, аби з певного часу не наражатися на штрафні санкції фіскальної служби.
Спрощення касового обліку. Багато процесів програмний РРО дозволяє автоматизувати. Наприклад, звіт, який необхідно готувати касирам після закриття зміни, може формуватися автоматично.
Надійність та доступність. Електронний чек на відміну від папірця неможливо загубити. Він зберігається й у хмарному сховищі програмної каси, і на сервері податкової (з фіскальним номером та цифровим підписом). Таке подвійне збереження захищає і покупця, і продавця. Чек можна переглянути або завантажити будь-коли.
Програмний РРО дозволить не лише завчасно підготуватися до обов'язкового використання касових апаратів, але й оптимізує цю роботу.
Головне пам'ятати, що будь-які інновації не призведуть до бажаного підвищення ефективності, якщо їхню мету і всі необхідні етапи не розуміє вся команда. Важливо постійно пояснювати співробітникам, що зміниться не лише для компанії, а й для кожного окремого працівника. Тоді не буде страху, а й відповідно спротиву. Мотивовані працівники - найцінніший ресурс, особливо у часи тотальної невизначеності.
Читайте також:
ЕЦП або КЕП: чим підписувати електронні документи?
Електронний документообіг: на які ризики зважати та як їх мінімізувати
