Табель обліку робочого часу – це документ первинного обліку, який використовується переважно для цілей обліку робочого часу.
Ведення табелю, по-перше, слугує для роботодавця основою для та підтвердженням відповідного нарахування заробітної плати та ЄСВ, надбавок, доплат, виплат за відпустки, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, за роботу у вихідні/святкові дні/нічний час тощо. Ведення табелю є особливо актуальним для працівників, які працюють на умовах неповного або скороченого робочого часу, розмір виплат яких пропорційно залежить від відпрацьованого часу.
По-друге, облік робочого часу дозволяє роботодавцю здійснювати контроль та дотримуватись обмежень надурочних робіт, роботи в нічний час, режиму роботи для працівників із неповним робочим днем або гнучким графіком тощо.
Яке наявне нормативне регулювання табеля обліку робочого часу?
Кодекс законів про працю України («КЗпП») та Закон України «Про оплату праці» є основними законодавчими документами за якими у роботодавця виникає обов’язок вести облік робочого часу, проте, існування такої форми обліку робочого часу як табель регламентується на рівні підзаконних актів рекомендаційного характеру, зокрема: наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489, листом Державної служби статистики України від 12.01.2012 р. №9/4-10/9, листом Державного комітету статистики вiд 19.03.2010 р. №17/1-25/ж-61/10/59, листом Міністерства праці та соціальної політики від 01.06.2005 р. №36-211 та ін.
Чи є обов'язковим ведення табелю обліку робочого часу?
Обов’язок роботодавця випливає із норми ч.2 ст.30 Закону України «Про оплату праці», за якою роботодавець має зобов'язання забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи.
Незважаючи на те, що ані Кодексом законів про працю («КЗпП»), ані Законом України «Про оплату праці», чи іншими нормативно-правовими актами не встановлено прямого обов’язку вести саме табель робочого часу, судова практика, а також листи органів Держпраці, посилаються на роз’яснення Міністерства праці та соціальної політики України «Про роз'яснення деяких питань законодавства» від 13.05.2010 р. №140/13/116-10, в якому зазначено, що ведення табеля обліку використання робочого часу для підприємств є обов'язковим, відносячи його до первинної облікової документації роботодавця.
Так, Верховний Суд України у постанові від 16.01.2020 р. (справа №2040/7558/18) дійшов до висновку, що роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи шляхом ведення табеля обліку робочого часу (в тому числі посилаючись на вищевказаний Лист Міністерства праці та соціальної політики України).
Таким чином, враховуючи практику застосування обов’язку роботодавця забезпечувати облік виконуваної працівниками роботи, який досить широко сформульований законодавцем у нормі закону, приходимо до висновку, що не дивлячись на формальну відсутність обов’язку вести табель обліку робочого часу, саме він вважається належним документальним відображенням обліку робочого часу на підприємстві.
Чи повинен ФОП вести табель обліку робочого часу?
Оскільки зобов’язання вести облік робочого часу є обов’язком суб’єкта господарської діяльності, що використовує найману працю, зазначені норми щодо ведення обліку робочого часу поширюються тільки на ФОП – роботодавців.
Чи є встановлена форма табеля обліку робочого часу? Які до неї вимоги?
Законодавство не встановлює для роботодавця обов’язкової форми табеля обліку робочого часу. При цьому, у Наказі Держкомстату України від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» та у листі Державної служби статистики України від 12.01.2012 р. №9/4-10/9 зазначені мінімальні показники, необхідні для заповнення форм державних статистичних спостережень, які мають бути відображені у табелі обліку робочого часу роботодавця. Такими показниками є ПІБ та посади всіх працівників, відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин), кількість всього відпрацьованих годин за місяць (з них відпрацьованих у нічний час/надурочний час/вихідний день тощо), кількість всіх неявок та причини неявок (відпустка/прогул/тимчасова непрацездатність тощо)..
Крім того, роботодавець може використовувати форму табелю обліку робочого часу, що затверджена у вище зазначеному Наказі Держкомстату №489. Така форма носить рекомендаційний характер та може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу у конкретного роботодавця з урахуванням специфіки його роботи.
Чи є встановлена процедура ведення табелю обліку робочого часу?
Законодавство не встановлює спеціальних правил ведення табелю обліку робочого часу, підпорядковуючи його, як управлінський документ первинно-облікової документації, лише загальним принципам ведення діловодства, затвердженим наказом Міністерства юстиції від 18.06.2015 р. №1000/5. Таким чином підприємство, враховуючи власні потреби, може встановити процедуру ведення табелю в окремому положенні, прописуючи в ньому питання про особу уповноважену на його ведення, строки заповнення та передання бухгалтеру для нарахування заробітної плати, порядок його коригування та ін.
Зауважимо, що оскільки табель є підставою для нарахування заробітної плати, він має містити інформацію про кожного працівника підприємства, а його заповнення доцільно узгодити із графіком її виплат, тобто двічі на місяць – для нарахування авансу та розрахунку заробітної плати за місяць. Відповідно, часто на практиці, за відсутності кадровика чи табельника, ведення табелю покладається на бухгалтера підприємства.
Які особливості ведення табелю обліку робочого часу для гнучкого режиму робочого часу та дистанційної роботи?
Враховуючи численні нещодавні карантинні обмеження у зв’язку із пандемією у світі, графіки роботи багатьох суб’єктів господарювання та режим роботи їх працівників зазнали змін. У зв’язку з цим, Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів, спрямованих на забезпечення додаткових соціальних та економічних гарантій у зв’язку з поширенням коронавірусної хвороби (COVID-2019)» від 30.03.2020 р. №540-IX, були внесені зміни до КЗпП, що запровадили поняття гнучкого режиму робочого часу та дистанційну роботу.
Гнучкий режим робочого часу
Така форма організації праці передбачена та регулюється статтею 60 КЗпП та Методичними рекомендаціями щодо встановлення гнучкого режиму робочого часу. Вона допускає встановлення режиму роботи, який може бути відмінним від режиму роботи, що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку, проте має обов’язково дотримуватись встановленої норми тривалості робочого часу. При цьому забезпечення обліку робочого часу залишається для роботодавця обов’язковим. З урахуванням усталеної практики, від роботодавця передбачається ведення табелю обліку робочого часу з деякими особливостями в залежності від обраного варіанту гнучкого режиму роботи.
Так, якщо працівник зобов’язаний додержуватись певної тривалості робочого дня, то відповідно роботодавцем у табелі проводиться поденний облік робочого часу.
У випадку, коли у зв’язку зі специфікою діяльності роботодавця, не може бути додержана встановлена для працівників щоденна або щотижнева тривалість робочого часу (наприклад, у безперервно діючих установах), то роботодавець може встановити підсумований обліку робочого часу (встановити кількість робочих годин за певний обліковий період – місяць, квартал, рік). В такому випадку, роботодавець також забезпечує ведення табелю обліку робочого часу, на підставі якого здійснюються виплати за фактично відпрацьований час у відповідності до встановленої норми робочого часу за встановлений обліковий період, що також відмічається у Наказі Мінсоцполітики від 19.04.2006 р. №138 Про затвердження Методичних рекомендацій щодо застосування підсумованого обліку робочого часу.
Дистанційна робота
Статтею 60 КЗпП також встановлюється дистанційна (надомна) робота, до якої, як і до гнучкого режиму робочого часу, не застосовуються правила внутрішнього трудового розпорядку (за випадком тільки, якщо інше не передбачено у трудовому договорі), при цьому такий режим передбачає виконання роботи поза приміщенням роботодавця, у тому числі за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій.
Положення законодавства, що регулюють дистанційну роботу, не містять положень, що вказували б на звільнення роботодавця від зобов’язання вести облік роботи, що виконується дистанційно, та, зокрема, табель облік робочого часу. Тому для роботодавців на цьому етапі постає логічне питання яким чином в умовах віддаленої від офісу роботи вести достовірний облік відпрацьованого працівниками часу.
Сучасний стан розвитку технологій дає роботодавцям досить широкий інструментарій для здійснення контролю за працівниками та обліку їх робочого часу. Звичайно, на практиці можуть використовуватися програми, які фіксують рух комп’ютерних мишок, роблять звіти по робочій активності працівників, щоденне внесення інформації про свою роботу до єдиної бази самими працівниками, проте, варто пам’ятати, що для цілей бухгалтерського обліку та перевірок контролюючих органів належним підтвердженням обліку робочого часу виступатиме саме табель обліку робочого часу.
Яка відповідальність за не ведення/неналежне ведення табелю обліку робочого часу?
Як ми зазначали раніше, забезпечення обліку робочого часу є обов’язком роботодавця. Не виконання або неналежне виконання такого обов’язку може бути розцінене як порушення законодавства про оплату праці, що є підставою для притягнення винних осіб до відповідальності.
Зокрема, на практиці, роботодавець (юридична особа або фізична особа-підприємець), за порушення положень ч.2 ст.30 Закону України «Про оплату праці», може бути притягнутий до відповідальності за абз. 9 ч.2 ст.265 КЗпП (порушення інших вимог законодавства про працю).
Відповідно до цієї статті, на роботодавця може бути накладений штраф у розмірі мінімальної заробітної плати (у 2020 році - 4723 грн). Вчинення такого порушення повторно протягом року з дня виявлення порушення тягне за собою штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати (тобто 9446 грн у 2020 році).
Звертаємо увагу, що КЗпП надає можливість «зекономити» на сплаті штрафу. Так, протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу, його можна оплатити із 50% знижкою. У цьому випадку, постанова про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю буде вважатися виконаною.
Також, варто згадати, що у разі усунення виявлених порушень у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності, зокрема за абз. 9 ч.2 ст. 265 КЗпП, не застосовуються.
Окрім цього, винні особи у порушенні положень ч.2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» можуть бути притягнуті до відповідальності відповідно до ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення («КУпАП») (інші порушення вимог законодавства про працю).
Відповідно до цієї статті, на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян - суб’єктів підприємницької діяльності може бути накладений штраф від 510 грн до 1700 грн. При цьому, повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого ч. 1 ст. 41 КУпАП, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, або ті самі діяння, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, - тягнуть за собою накладення штрафу від 1700 грн – 5100 грн.
Ще з 2014 року, коли ст. 265 КЗпП та ст. 41 КУпАП були викладені у нових редакціях, жвавої дискусії набуло питання правомірності притягнення роботодавця до відповідальності одночасно за одне і те саме порушення як за КЗпП, так і за КУпАП. Підґрунтям для цієї дискусії стали положення ст. 61 Конституції України про те, що ніхто не може бути двічі притягнений до юридичної відповідальності одного виду за одне й те саме правопорушення.
Останнім часом, крапки над «і» у цій дискусії почав розставляти Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду («Суд»). Так, у своїх рішеннях, Суд, кваліфікуючи вид відповідальності, неодноразово приходив до висновку, що правопорушення, передбачені у статті 265 КЗпП так само, як і правопорушення, передбачені у статті 41 КУпАП, належать за своєю природою (основними ознаками) до такого виду юридичної відповідальності як адміністративна відповідальність.
Зважаючи на це, якщо за правопорушення вже була накладена адміністративна відповідальність за КУпАП, накладення штрафу на роботодавця за КЗпП є притягненням до того самого виду відповідальності за те саме порушення вдруге, що є порушенням ст.61 Конституції України.
Такого висновку Суд дотримується як у розрізі справ, що стосуються роботодавців – фізичних осіб-підприємців (рішення від 21.12.2018 р. у справі №814/2156/16; від 22.04.2019 р. у справі №806/2143/18), так і роботодавців-юридичних осіб (рішення від 24.12.2019 р. у справі №0540/5974/18-а).
Кушерець Анастасія, старший юрист українського офісу PETERKA & PARTNERS
Попова Юлія, молодший юрист українського офісу PETERKA & PARTNERS
